Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

NOVA Succession GmbH, Mauernstraße 31, 29221 Celle · E-Mail: info@nova-succession.de · Geschäftsführer: Joachim Enders (Amtsgericht Lüneburg, HRB 213404).

Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten (E-Mail-Adresse, Name, Firma, Passwort als Hash) zur Bereitstellung des Zugangs. Buchhaltungsdaten, die der Nutzer selbst einstellt — Belege, Kontoauszüge, Buchungen, Steuerdaten; sie können personenbezogene Daten Dritter enthalten (etwa Namen auf Rechnungen). Für diese Inhalte ist der Nutzer datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir verarbeiten sie ausschließlich in seinem Auftrag zur Erbringung des Dienstes. Technische Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Browserangaben) in Serverprotokollen zur Sicherheit und Fehlersuche. Sprachaufnahmen, wenn du eine Frage an den Assistenten sprichst statt sie einzutippen (siehe „Spracheingabe beim Assistenten“).

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), aufgrund berechtigter Interessen an Sicherheit und Betrieb (lit. f) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (lit. c). Wo du eingewilligt hast – beim Newsletter und beim Partnernetzwerk –, ist deine Einwilligung die Grundlage (lit. a).

Automatisierte Beleg- und Texterkennung

Zur Erkennung von Belegen und Kontoauszügen, für Buchungsvorschläge zu Belegen und Zahlungen (auch zur Verrechnung mit Rückstellungen und zur Nutzungsdauer von Anlagegütern), für den Assistenten und für die Plausibilitätsprüfung der Jahressalden werden Daten an Dienste der Microsoft Corporation (Azure) übermittelt. Die Texterkennung läuft über Azure Document Intelligence, verarbeitet in der EU; dabei wird das Bild oder die PDF-Datei des Belegs übertragen. Die Auswertung des erkannten Textes läuft über ein Sprachmodell in Microsoft Foundry, bereitgestellt für die Datenzone der Europäischen Union: Verarbeitet wird in Mitgliedstaaten der EU. Dabei wird der ausgelesene Text übertragen, nicht die Datei. Die Auswertung kann auch über die Programmierschnittstelle der OpenAI, L.L.C. (USA) laufen, etwa bei einem Ausfall oder bei Überlastung; auch dabei wird nur der ausgelesene Text übertragen.

Mit Microsoft und mit OpenAI bestehen Auftragsverarbeitungsverträge einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln für eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten. Beide verarbeiten die Inhalte ausschließlich zur Erbringung der Leistung und verwenden sie nicht zum Training ihrer Modelle; Microsoft gibt sie nicht an OpenAI weiter. Beide prüfen Inhalte automatisiert auf Missbrauch: Bei Microsoft sehen auffällige Inhalte, wenn nötig, nur berechtigte Mitarbeiter im Europäischen Wirtschaftsraum ein; OpenAI speichert übermittelte Inhalte nach seinen Bedingungen für Geschäftskunden höchstens 30 Tage zur Missbrauchskontrolle und löscht sie danach. Jeder automatisch erzeugte Vorschlag wird erst wirksam, wenn der Nutzer ihn bestätigt.

Spracheingabe beim Assistenten

Statt zu tippen kannst du eine Frage an den Assistenten sprechen. Die Aufnahme beginnt erst, wenn du auf das Mikrofon tippst und dein Browser den Zugriff erlaubt hat; sie dauert höchstens eine Minute. Wir übermitteln sie an Azure AI Speech der Microsoft Corporation, das sie in der Europäischen Union (Rechenzentrum in Deutschland) in Text umwandelt. Microsoft speichert dabei weder die Aufnahme noch den Text und verwendet sie nicht zum Training. Es gilt derselbe Auftragsverarbeitungsvertrag wie oben. Wir speichern die Aufnahme ebenfalls nicht. Der erkannte Text erscheint im Eingabefeld; an den Assistenten geht er erst, wenn du ihn abschickst – dann wie eine getippte Frage. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Spracheingabe ist freiwillig; Tippen geht immer.

ELSTER-Zertifikat und Übermittlung an das Finanzamt

Wer ein ELSTER-Zertifikat hinterlegt, überlässt uns die Zertifikatsdatei. Wir speichern sie verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel je Mandant, und verwenden sie ausschließlich für Übermittlungen, die der Nutzer selbst auslöst. Die PIN speichern wir nicht; sie wird bei jeder Übermittlung neu eingegeben. Das Zertifikat bleibt gespeichert, bis der Nutzer es entfernt oder den Mandanten löscht. Übermittelte Erklärungen gehen über ELSTER an die Finanzverwaltung; ausgelöst wird jede Übermittlung vom Nutzer. Bei Prüfung und Übermittlung über ERiC entstehen Protokolldateien; sie liegen je Mandant auf unserem Server und werden mit dem Mandanten gelöscht.

Bestätigung von USt-IdNrn.

Lässt der Nutzer die USt-IdNr. eines Kunden aus einem anderen EU-Staat bestätigen, übermitteln wir die eigene USt-IdNr. des Nutzers und die angefragte USt-IdNr., bei der qualifizierten Bestätigung zusätzlich Name und Ort (wahlweise Straße und Postleitzahl) des Kunden an das Bundeszentralamt für Steuern (§ 18e UStG). Ausgelöst wird jede Anfrage vom Nutzer. Die Antwort speichern wir als Nachweis beim Mandanten; sie wird mit dem Mandanten gelöscht.

Kirchensteuermerkmale der Gesellschafter

Schüttet eine GmbH Gewinn aus, muss sie für Gesellschafter, die einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehören, Kirchensteuer einbehalten (§ 51a Abs. 2c EStG). Dafür trägt der Nutzer ein, was ihm das Bundeszentralamt für Steuern auf seine Abfrage geantwortet hat: je Gesellschafter den Kirchensteuersatz und die Religionsgemeinschaft (als Religionsschlüssel aus dem Verzeichnis des Bundeszentralamts) oder „kein Kirchensteuerabzug“, dazu den Tag der Abfrage. easyAbschluss fragt beim Bundeszentralamt nicht selbst ab. Die Religionsgemeinschaft gehört zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Verarbeitet wird sie, weil das Gesetz den Steuerabzug verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c, Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO), und nur dafür: zur Berechnung des Abzugs und zur Vorbelegung der nächsten Ausschüttung. Die Angabe geht nicht an die Dienste zur Beleg- und Texterkennung und nicht an den Assistenten, wird nicht ausgewertet und steht in keinem Buchungstext. Zugänge mit reinem Leserecht sehen sie nicht. Trägt der Nutzer für einen Gesellschafter „kein Kirchensteuerabzug“ ein, löscht easyAbschluss dessen frühere Angaben sofort (§ 51a Abs. 2c Satz 1 Nr. 3 Satz 10 EStG). Sonst bleiben sie gespeichert, bis der Mandant gelöscht wird. Einbehaltener Betrag und Religionsgemeinschaft stehen außerdem in der gebuchten Ausschüttung, weil sich der Steuerabzug gegenüber dem Finanzamt belegen lassen muss.

Steuerbescheinigungen für Gesellschafter

Auf Verlangen eines Gesellschafters erstellt easyAbschluss die Steuerbescheinigung über seine Ausschüttung (§ 45a Abs. 2 EStG). Die Bescheinigung enthält nur seine eigenen Angaben: Name, Anschrift, die Beträge und – wenn Kirchensteuer einbehalten wurde – seine Religionsgemeinschaft. easyAbschluss versendet sie nicht; der Nutzer gibt sie an den Gesellschafter weiter. Eine ausgestellte Bescheinigung bleibt als Nachweis gespeichert, bis der Mandant gelöscht wird.

Hosting und E-Mail-Versand

easyAbschluss läuft auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Über IONOS läuft auch der Versand unserer E-Mails — Bestätigungslinks, Passwort-Zurücksetzung, Erinnerungen an Fristen, Anmeldecodes, Systemmeldungen und die Nachrichten aus dem Kontaktformular. IONOS verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA). Wer die Zwei-Faktor-Anmeldung mit Code per E-Mail einschaltet, bekommt bei jeder Anmeldung einen sechsstelligen Code an die E-Mail-Adresse des Kontos. Wir speichern davon nur einen Prüfwert, nie den Code selbst; er gilt zehn Minuten und genau einmal. Wer stattdessen eine Authenticator-App nutzt, bekommt keine Mail; das Geheimnis, aus dem die App ihre Codes berechnet, speichern wir verschlüsselt. Von Wiederherstellungscodes speichern wir nur Prüfwerte. Bei jeder Nutzung eines Wiederherstellungscodes und bei jeder Änderung der Zwei-Faktor-Anmeldung schicken wir eine E-Mail an die Adresse des Kontos. Setzt unser Support die Zwei-Faktor-Anmeldung auf Anfrage zurück, halten wir fest, wer es wann getan hat und wie sich die Person ausgewiesen hat.

Erinnerungen an Fristen. Zum Dienst gehört, dass wir die Inhaber eines Mandanten per E-Mail an Fristen aus ihrem Konto erinnern: sieben Tage vorher und einmal, wenn eine Frist überfällig ist, höchstens eine Mail am Tag. Dafür verwenden wir die bestätigte E-Mail-Adresse, den Namen und den Namen der Firma sowie die Art der Frist (Abgabe, Zahlung, Ablauf des ELSTER-Zertifikats) und ihren Termin — keine Beträge. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abschalten lassen sich die Erinnerungen jederzeit unter Einstellungen → Erinnerungen oder über den Link in jeder Erinnerung. Damit keine Erinnerung zweimal kommt, speichern wir, welche wann verschickt wurde; dieser Vermerk wird mit dem Mandanten gelöscht.

Die nächtlichen Sicherungen legen wir zusätzlich bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) ab. Sie werden verschlüsselt, bevor sie unseren Server verlassen; den Schlüssel zum Entschlüsseln haben nur wir, Hetzner kann die Inhalte nicht lesen. Hetzner verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Kontaktformular

Wer uns über das Kontaktformular auf easyabschluss.de schreibt, übermittelt seine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema und den Text der Nachricht. Wir verarbeiten diese Angaben ausschließlich, um die Anfrage zu beantworten — bei Anfragen zu einem Vertrag oder seiner Anbahnung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst nach lit. f aufgrund unseres berechtigten Interesses, auf Zuschriften zu antworten. Die Nachricht wird nicht in der Anwendung gespeichert, sondern als E-Mail an unser Postfach zugestellt und dort gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Die IP-Adresse des Absenders wird für bis zu 24 Stunden im Arbeitsspeicher des Servers gezählt, um Missbrauch des Formulars zu begrenzen; sie wird dafür nicht dauerhaft gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die Angabe ist freiwillig; ohne E-Mail-Adresse können wir allerdings nicht antworten.

Partnernetzwerk

Auf deinen ausdrücklichen Wunsch geben wir deine Kontaktdaten und dein Anliegen an eine Steuerberatungskanzlei aus unserem Partnernetzwerk weiter, damit sie sich bei dir meldet (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wenn du bei der Registrierung, beim ersten eigenen Passwort nach einer Einladung oder unter Einstellungen → Newsletter das Kästchen „Ja, schick mir die wichtigsten Steuerfristen und Neuigkeiten zu easyAbschluss.“ ankreuzt, schicken wir dir per E-Mail Hinweise auf wichtige Steuerfristen und Neuigkeiten zu easyAbschluss. Dafür verwenden wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und den Namen deiner Firma. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig; ohne sie nutzt du easyAbschluss genauso. Wir schreiben nur an eine bestätigte E-Mail-Adresse.

Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): unter Einstellungen → Newsletter oder über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail. Deine Adresse steht auf der Versandliste, bis du widerrufst oder dein Konto löschst.

Den Versand übernimmt die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, eine Tochter der Sendinblue SAS, Paris, als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Brevo speichert die Daten auf Servern in der Europäischen Union (Frankreich, Deutschland, Belgien). Für Kundendienst, Wartung und den Schutz seiner Dienste setzt Brevo auch Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU ein, etwa in den USA und in Indien; diese Übermittlungen stützt Brevo auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Als Nachweis der Einwilligung speichern wir, wann du dich ein- oder ausgetragen hast, auf welchem Weg und welchen Wortlaut das Kästchen dabei hatte — jede Änderung als eigenen Eintrag (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Diesen Nachweis bewahren wir auch nach einem Widerruf oder dem Löschen deines Kontos auf, solange Ansprüche wegen der Zusendung geltend gemacht werden können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

App „easyAbschluss Scanner“

Mit der App für iPhone und Android lassen sich Belege fotografieren, scannen oder aus anderen Apps teilen und an easyAbschluss übertragen. Sie hat kein eigenes Konto und kein Passwort: Ein Gerät wird über einen Kopplungscode, den der Nutzer in der Webanwendung erzeugt, einem Mandanten zugeordnet. Was die App überträgt, verarbeiten wir wie die übrigen Buchhaltungsdaten im Auftrag des Nutzers. Auf Kamera und Fotos greift die App nur zu, wenn der Nutzer es auslöst. Es gibt sie im App Store und bei Google Play .

Beim Koppeln sendet die App den Code und einen Gerätenamen (voreingestellt der Name des Geräts, änderbar). Wir speichern je Gerät diesen Namen, eine Prüfsumme (Hash) seines Zugangsschlüssels, wer es gekoppelt hat und wann es gekoppelt, zuletzt benutzt und gegebenenfalls widerrufen wurde. Den Zugangsschlüssel selbst speichern wir nicht; er liegt im geschützten Speicher des Geräts. Auch den Kopplungscode speichern wir nur als Hash.

Beim Hochladen sendet die App das Bild oder die PDF-Datei des Belegs, auf Wunsch den gewählten Bereich und, wenn das Gerät auf dem Beleg Text erkannt hat, diesen Text samt einer Prüfsumme der Datei, über die unser Server beide zuordnet. Diese Texterkennung läuft auf dem Gerät – auf dem iPhone mit Apple Vision, unter Android mit ML Kit von Google (siehe unten); der Beleg und sein erkannter Text gehen dabei an keinen fremden Dienst. Der erkannte Text wird Teil des Belegs und wie dessen übriger Text verarbeitet, auch bei der oben beschriebenen Auswertung des Textes. Bis unser Server den Empfang bestätigt, liegt der Beleg nur auf dem Gerät; danach löscht die App das Bild und behält gegebenenfalls ein kleines Vorschaubild für ihre Liste. Es bleibt auf dem Gerät, bis der Nutzer den Eintrag in der App löscht oder die App entfernt. Den Stand der Verarbeitung fragt die App bei unserem Server ab. Wie bei der Webanwendung entstehen dabei Einträge in den Serverprotokollen (IP-Adresse, Zeitpunkt).

Abmelden und Speicherdauer. Ein Gerät lässt sich in der App abmelden oder in der Webanwendung unter Einstellungen → Zugänge widerrufen; danach kann es nichts mehr übertragen. Der Eintrag des Geräts (Name und Zeitpunkte) bleibt auch nach dem Widerruf gespeichert, damit sich nachvollziehen lässt, welches Gerät wann Belege einreichen durfte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); er wird mit dem Mandanten gelöscht. Belege aus der App werden gespeichert und gelöscht wie alle anderen Belege.

Android: ML Kit der Google-Play-Dienste. Unter Android nutzt die App für den Dokumentenscanner und die Texterkennung ML Kit aus den Google-Play-Diensten der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Bilder und Texte werden dabei auf dem Gerät verarbeitet; Belege und erkannter Text gehen nicht an Google. ML Kit sendet jedoch verschlüsselt Diagnose- und Nutzungsdaten an Google: Hersteller, Modell, Android-Version und Build des Geräts, Paketname und Version der App, eine Gerätekennung für Diagnosezwecke und eine Kennung je Installation, Laufzeiten, Einstellungen der Funktion wie Bildformat und Auflösung, Größe von Ein- und Ausgabe, Version der Funktion, Ereignisse (etwa Start, Laden eines Modells, Erkennung) sowie Fehlercodes. Google nutzt sie zur Diagnose und zur Auswertung der Nutzung von ML Kit. ML Kit gibt diese Daten nach Angabe von Google nicht an Dritte weiter. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Erkennung auf dem Gerät, ohne Belege an einen fremden Dienst zu geben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Verarbeitung durch die Google LLC in den USA ist möglich; sie stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Näheres bei Google: developers.google.com/ml-kit/android-data-disclosure und policies.google.com/privacy .

Aktualisierungen über Expo. Die App ist mit Expo gebaut. Bei jedem Start fragt sie beim Dienst „EAS Update“ der 650 Industries, Inc., Palo Alto, USA („Expo“), nach, ob eine neuere Fassung ihrer Programmteile bereitliegt, und lädt sie gegebenenfalls herunter. Dabei gehen an Expo die Plattform, Kennung und Laufzeitversion der App, der Aktualisierungskanal, eine zufällige Installationskennung, die die App selbst erzeugt und die nicht mit dem Konto verknüpft ist, sowie technisch bedingt die IP-Adresse. Belege, Gerätetext und Kontodaten gehen nicht an Expo. Expo verwendet die Kennung, um festzustellen, ob eine Installation eine Aktualisierung geladen hat.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Fehlerbehebungen und Sicherheitskorrekturen ohne Umweg über den App Store schnell auf alle Geräte zu bringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach seinen Nutzungsbedingungen handelt Expo dabei als Auftragsverarbeiter und hält die EU-Standardvertragsklauseln ein; nur in zusammengefasster Form oder ohne direkten Personenbezug nutzt Expo die Daten als eigener Verantwortlicher. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Expo zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO), hilfsweise auf die Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Näheres in der Datenschutzerklärung von Expo: expo.dev/privacy .

Cookies

easyAbschluss setzt ausschließlich technisch notwendige Sitzungscookies für die Anmeldung (HttpOnly). Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Werbedienste und keine Weitergabe von Daten zu Werbezwecken an Dritte.

Speicherdauer

Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertrags. Buchhaltungsdaten bleiben gespeichert, bis der Nutzer sie löscht oder der Vertrag endet (Exportfrist siehe AGB § 10); gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Serverprotokolle werden kurzfristig gelöscht.

Löscht der Nutzer seinen Mandanten selbst (Einstellungen → Gefahrenzone), werden alle Inhalte dieses Mandanten sofort und vollständig aus dem laufenden Betrieb entfernt — Belege und hochgeladene Dateien, Zahlungen, Buchungen, das Journal, Stammdaten, Zugänge und die technischen Protokolle des Mandanten. Gehört der Zugang zu keinem weiteren Mandanten, wird auch das Nutzerkonto gelöscht. In den verschlüsselten Sicherungen – auf dem Server und im Speicher außer Haus – sind die Daten technisch bedingt noch enthalten; diese Sicherungen werden nach festem Plan überschrieben und sind spätestens nach 400 Tagen gelöscht. Im Speicher außer Haus bleiben sie danach in dessen Tagesständen höchstens zehn weitere Tage erhalten. Die Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach einem Ausfall.

Von der Löschung ausgenommen ist ein Nachweis der Löschung selbst: Zeitpunkt, Mandantenname, die Zahl der entfernten Datensätze je Tabelle und die E-Mail des Auftraggebers. Er enthält keine Buchhaltungsinhalte und wird nur geführt, um auf Nachfrage — auch des Nutzers — belegen zu können, dass und in welchem Umfang gelöscht wurde (Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Rechenschaftspflicht).

Ebenfalls ausgenommen ist der Nachweis der Zustimmung zu diesen Bedingungen und zu den Datenschutzhinweisen der Finanzverwaltung: Zeitpunkt, Stand der Fassung, Anlass, E-Mail-Adresse und Firmenname. Er bleibt nach dem Ende des Vertrags bis drei Jahre nach Ende des Jahres gespeichert, in dem der Vertrag endet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Nachweis des Vertragsschlusses; §§ 195, 199 BGB), und wird danach gelöscht.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Zwei davon brauchen keine Anfrage: Die Datenübertragbarkeit (Art. 20) steht als Archiv unter Einstellungen → Daten mitnehmen bereit, die Löschung (Art. 17) unter Einstellungen → Gefahrenzone. Für alles Übrige wende dich an info@nova-succession.de. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, für uns: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.