Ratgeber

Aufbewahrungsfristen: was wie lange aufzubewahren ist

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 05.10.2026

Was aufzubewahren ist

Steuerlich nennt § 147 Abs. 1 AO die Unterlagen, die geordnet aufzubewahren sind; handelsrechtlich gilt für jeden Kaufmann eine fast gleichlautende Liste (§ 257 Abs. 1 HGB). GmbH und UG sind Kaufleute kraft Rechtsform (§ 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG), für sie gelten beide.

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz, dazu die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB).
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO). Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB).
• Buchungsbelege, etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB).
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO).

Wie lange

Bei Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung (empfangene Lieferscheine) oder mit dem Versand der Rechnung (abgesandte Lieferscheine) (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO).

Acht statt zehn Jahre für Buchungsbelege

Für Buchungsbelege galt früher eine Frist von zehn Jahren. Die Frist von acht Jahren in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach dem bis zum 31. Dezember 2024 geltenden Recht noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 Satz 1 EGHGB). Steuerlich gilt für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute weiter die alte Fassung (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Wann die Frist beginnt und endet

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Handelsrechtlich knüpft § 257 Abs. 5 HGB bei Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss nicht an die Aufstellung, sondern an die Feststellung an.

Steuerlich läuft die Frist jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Elektronische Aufbewahrung

Die Unterlagen dürfen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Die Wiedergabe muss mit Briefen und Buchungsbelegen bildlich, mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, während der ganzen Frist jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO; ähnlich § 257 Abs. 3 HGB). Wer Unterlagen so vorlegt, stellt auf eigene Kosten die Hilfsmittel bereit, um sie lesbar zu machen (§ 147 Abs. 5 AO).

Für E-Rechnungen genügt es nach Auffassung der Finanzverwaltung, den strukturierten Teil aufzubewahren; der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält (GoBD, Rz. 119 in der Fassung vom 14.07.2025). Mehr zu den GoBD unter GoBD: was die Grundsätze verlangen.

Wurden die Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 AO).

So passt easyAbschluss dazu

• Archiv aller eigenen Daten zum Herunterladen
• Belege als PDF oder Bild hochladen; die Rechnungsangaben werden automatisch ausgelesen
• Buchführung nach SKR03 in einem unveränderlichen Journal
• Abgeschlossene Jahre sperren

Dazu heißt es in den AGB: „Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach AO und HGB) erfüllt der Nutzer in eigener Verantwortung; der Dienst unterstützt ihn dabei, übernimmt sie aber nicht.“ (§ 5 der AGB)

Die vollständige Liste steht auf der Funktionsseite.

Häufige Fragen

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen, die als Buchungsbelege dienen, acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Steuerlich läuft sie nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Ab wann darf eine Rechnung aus dem Jahr 2017 vernichtet werden?

Die Frist von acht Jahren begann mit Ablauf des 31.12.2017 und endete mit Ablauf des 31.12.2025 (§ 147 Abs. 3 und 4 AO, Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO, Art. 95 Satz 1 EGHGB). Ausgenommen sind Unterlagen, die noch für Steuern mit offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO); steuerlich gilt außerdem für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute weiter die alte Fassung (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?

§ 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträgern zu, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die dort genannten Voraussetzungen erfüllt sind; ausgenommen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Wie die Finanzverwaltung das Scannen im Einzelnen sieht, beschreiben die GoBD.

Gilt die Frist für den Jahresabschluss ab Aufstellung oder ab Feststellung?

Steuerlich ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO), handelsrechtlich ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem er festgestellt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB).

Quellen

• § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen
• Art. 97 § 19a EGAO — Aufbewahrungsfristen
• Art. 95 EGHGB — Übergangsvorschrift zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz
• BMF-Schreiben vom 14.07.2025 — GoBD, 2. Änderung
• § 6 HGB
• § 13 GmbHG — Juristische Person; Handelsgesellschaft

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.