GoBD: was die Grundsätze verlangen
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 05.10.2026
Kurz gesagt: GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024 und am 14.07.2025. Es legt dar, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung auf elektronische Bücher und Unterlagen anwendet.
Was die GoBD sind
Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung, kein Gesetz. Sie binden die Finanzbehörden und zeigen, wie diese die gesetzlichen Vorschriften zu Buchführung und Aufbewahrung auslegen, wenn Bücher und Unterlagen elektronisch geführt werden. Die Pflichten selbst stehen in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch. Das Schreiben stammt vom 28.11.2019 (BStBl I S. 1269); es wurde am 11.03.2024 (BStBl I S. 374) und am 14.07.2025 geändert, zuletzt vor allem wegen der E-Rechnung.
Die Grundsätze und ihre Rechtsgrundlage
| Grundsatz | Was das Gesetz sagt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können; die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. | § 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 HGB |
| Einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet | So sind Buchungen und Aufzeichnungen vorzunehmen. | § 146 Abs. 1 Satz 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB |
| Kasse täglich | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Unveränderbarkeit | Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; auch nicht so, dass offen bleibt, ob eine Änderung ursprünglich oder später gemacht wurde. | § 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB |
| Aufbewahrung | Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Frist verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. | § 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB |
| Datenzugriff | In einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht in die Daten nehmen, eine Auswertung oder die Übertragung der Daten verlangen. | § 147 Abs. 6 AO |
Unveränderbarkeit
Eine falsche Buchung wird nicht überschrieben oder gelöscht, sondern durch eine weitere Buchung berichtigt; so bleibt der ursprüngliche Inhalt feststellbar (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Nach den GoBD sind spätere Änderungen so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben; das kann etwa durch Festschreibung, Protokollierung oder Versionierung geschehen (Rz. 108, 110, 111).
Verfahrensdokumentation
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören auch die zum Verständnis der Bücher erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Nach den GoBD muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind; sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 151).
Wer verantwortlich ist
Nach den GoBD ist für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher allein der Steuerpflichtige verantwortlich, auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung von Buchführungsaufgaben auf Dritte, z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum (Rz. 21). Bei der GmbH sind die Geschäftsführer verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen (§ 41 GmbHG). Mehr dazu unter Buchhaltung selbst machen.
So passt easyAbschluss dazu
- Buchführung nach SKR03 in einem unveränderlichen Journal
- Korrektur durch Gegenbuchung
- Abgeschlossene Jahre sperren
- Belege als PDF oder Bild hochladen; die Rechnungsangaben werden automatisch ausgelesen
- Doppelt hochgeladene Belege werden erkannt
- Archiv aller eigenen Daten zum Herunterladen
Die vollständige Liste steht auf der Funktionsseite.
Häufige Fragen
Sind die GoBD ein Gesetz?
Nein. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen, also eine Verwaltungsanweisung. Sie zeigen, wie die Finanzverwaltung die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung, vor allem §§ 145 bis 147 AO, auf elektronische Bücher und Unterlagen anwendet.
Was bedeutet Unveränderbarkeit?
Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Fehler werden durch eine weitere Buchung berichtigt.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine übersichtlich gegliederte Beschreibung, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse eines DV-Verfahrens ersichtlich sind. Die GoBD leiten sie aus der Ordnungsmäßigkeit der eingesetzten Verfahren ab (Rz. 151).
Was gilt für E-Rechnungen?
Nach den GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 genügt es, den strukturierten Teil einer E-Rechnung aufzubewahren; der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält (Rz. 119).
Quellen
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019 — GoBD (BStBl I S. 1269), im Amtlichen AO-Handbuch
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025 — GoBD, 2. Änderung
- BMF-Schreiben vom 11.03.2024 — Änderung der GoBD
- § 145 AO — Allgemeine Anforderungen an die Buchführung und Aufzeichnungen
- § 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 238 HGB — Buchführungspflicht
- § 239 HGB — Führung der Handelsbücher
- § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen
- § 41 GmbHG — Buchführung
Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.