Buchhaltung für die GmbH oder UG selbst machen: geht das?
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 02.10.2026
Kurz gesagt: Das Gesetz verlangt eine ordnungsmäßige Buchführung, schreibt aber nicht vor, wer sie erledigt. Verantwortlich sind die Geschäftsführer (§ 41 GmbHG). Die Arbeit selbst kann die Gesellschaft intern erledigen, mit Software unterstützen oder an steuerberatende Personen geben — die Verantwortung bleibt in jedem Fall bei der Geschäftsführung.
Was die Pflicht umfasst
GmbH und UG (haftungsbeschränkt) sind Kaufleute kraft Rechtsform (§ 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG). Für sie gilt: Sie müssen Bücher führen und darin ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens ersichtlich machen (§ 238 Abs. 1 HGB). Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Zu Beginn steht eine Eröffnungsbilanz, am Ende jedes Geschäftsjahres ein Jahresabschluss (§ 242 HGB). Steuerlich ergibt sich die Pflicht zusätzlich aus § 140 AO.
Im Alltag heißt das: Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 239 Abs. 2 HGB). § 239 Abs. 3 HGB verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung feststellbar bleibt; easyAbschluss korrigiert deshalb ausschließlich durch eine zusätzliche Buchung.
Wie ein Geschäftsjahr abläuft
- Belege sammeln und ablegen. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge.
- Buchen. Jeder Geschäftsvorfall wird auf Konten erfasst. Üblich ist ein Kontenrahmen wie der SKR03; vorgeschrieben ist er nicht, wohl aber eine nachvollziehbare Ordnung.
- Bank und offene Posten abstimmen. Zahlungen werden den Rechnungen zugeordnet, offene Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick behalten.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Monatlich oder vierteljährlich (§ 18 Abs. 2 UStG).
- Nach Jahresende abschließen. Abschlussbuchungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen. Dazu gibt es eigene Ratgeber: Jahresabschluss und E-Bilanz sowie Körperschaft- und Gewerbesteuer abgeben.
Frist der Umsatzsteuer-Voranmeldung: der 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG). Mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat (§ 46 UStDV). Fällt der Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).
Was du aufbewahren musst
- Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz: zehn Jahre.
- Buchungsbelege (zum Beispiel Rechnungen): acht Jahre. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt hier nicht mehr die frühere Frist von zehn Jahren.
- Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe: sechs Jahre.
- Sonstige Unterlagen, soweit steuerlich von Bedeutung: sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO).
Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Buchung gemacht, der Beleg entstanden oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Steuerlich laufen sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
So hilft easyAbschluss dabei
easyAbschluss ist die Buchhaltung, die du selbst führst: Du entscheidest, easyAbschluss bereitet vor. Dazu gehören:
- Belege als PDF oder Bild hochladen; die Rechnungsangaben werden automatisch ausgelesen
- Ein Buchungsvorschlag je Beleg, den du prüfst und bestätigst
- Buchführung nach SKR03 in einem unveränderlichen Journal, Korrektur durch Gegenbuchung
- Kontoauszüge als CSV-Datei einlesen und Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen
- Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den bestätigten Buchungen
- DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater
Die ausgelesenen Angaben prüfst du in der Maske; bei Unklarem stellt easyAbschluss zuerst eine Rückfrage. Zahlungen schlägt easyAbschluss vor, du bestätigst.
easyAbschluss ist für die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Deutschland und laufendem operativem Geschäftsbetrieb gebaut. Was heute noch nicht dabei ist, steht offen auf der Funktionsseite.
Quellen
- § 238 HGB — Buchführungspflicht
- § 239 HGB — Führung der Handelsbücher
- § 242 HGB — Pflicht zur Aufstellung
- § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen
- § 6 HGB — Handelsgesellschaften
- § 13 GmbHG — Juristische Person
- § 41 GmbHG — Buchführung
- § 140 AO — Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 108 AO — Fristen und Termine
- § 18 UStG — Besteuerungsverfahren
- § 46 UStDV — Fristverlängerung
Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.