Checkliste Jahresabschluss für GmbH und UG
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 24.10.2026
Kurz gesagt: Der Jahresabschluss einer GmbH oder UG besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang (§ 242 Abs. 3, § 264 Abs. 1 HGB). Er entsteht in sieben Schritten, von den vollständigen Buchungen bis zur Offenlegung. Diese Checkliste nennt sie in der Reihenfolge, mit den Fristen für ein Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht.
Die Schritte
- Buchungen vollständig machen. Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfasst, Bank und Kasse abgestimmt, offene Posten geprüft. Bei der Kasse gehört ein Kassensturz dazu; mehr unter Kassenbuch führen.
- Bestände feststellen. Zum Stichtag gehören Inventur und Inventar (§§ 240, 241 HGB): Was besitzt die Gesellschaft, was schuldet sie? Forderungen, Verbindlichkeiten und Bankguthaben sind mit den Unterlagen abzugleichen.
- Abschlussbuchungen machen. Abschreibungen auf das Anlagevermögen (§ 253 HGB), geringwertige Wirtschaftsgüter, Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten (§ 249 HGB), Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 HGB) und der Umsatzsteuer-Abschluss. Mehr dazu unter Abschreibung: linear und degressiv, Geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten und Rückstellungen.
- Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang aufstellen. Welche Erleichterungen gelten, hängt von der Größenklasse ab (§§ 267, 267a HGB); mehr unter Größenklassen der GmbH. Bei der UG gehört die gesetzliche Rücklage dazu; mehr unter Gesetzliche Rücklage der UG.
- Unterschreiben und feststellen. Die Geschäftsführer unterschreiben mit Datum (§ 245 HGB). Die Gesellschafter beschließen über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung (§ 46 Nr. 1 GmbHG).
- Steuererklärungen abgeben. E-Bilanz, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuer-Jahreserklärung entstehen aus der Buchführung und dem Jahresabschluss und sind elektronisch zu übermitteln. Mehr dazu unter Steuersoftware für GmbH und UG.
- Offenlegen und aufbewahren. Der Jahresabschluss ist beim Unternehmensregister offenzulegen (§ 325 HGB); danach ist er zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
Die Fristen im Überblick
Beispiel: Das Geschäftsjahr endet am 31.12. Die Daten gelten in dieser Form für das Kalenderjahr; bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr verschieben sie sich.
| Schritt | Frist | Quelle |
|---|---|---|
| Aufstellen | 31.03.; kleine Kapitalgesellschaften bis 30.06., wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht | § 264 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB |
| Feststellen | 31.08.; bei kleinen Gesellschaften 30.11. | § 42a Abs. 2 GmbHG |
| Steuererklärungen (KSt, GewSt, USt) und E-Bilanz | 31.07. des Folgejahres, ohne steuerliche Beratung | § 149 Abs. 2 AO |
| Offenlegung | 31.12. des Folgejahres | § 325 Abs. 1 Satz 2, Abs. 1a HGB |
Fällt ein Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, gilt für die steuerlichen Fristen der nächste Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Sind steuerberatende Personen beauftragt, richtet sich die Frist nach § 149 Abs. 3 AO. Alle Fristen auf einen Blick: Steuerliche Fristen 2026 und 2027. Die Einzelheiten stehen unter Jahresabschluss und E-Bilanz und Offenlegung des Jahresabschlusses.
So hilft easyAbschluss dabei
- Checkliste zum Jahresabschluss: was im Jahr noch fehlt, auf dem Arbeitsplatz und unter „Alle Abgaben“
- Kassenbuch der Barkasse mit dem Bestand je Tag
- Kassensturz; eine Differenz wird nur mit Begründung gebucht
- Anlagevermögen mit linearer Abschreibung
- Rückstellungen bilden und im Folgejahr auflösen
- Umsatzsteuer-Abschluss zum Jahresende
- Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz aus dem Journal
- Jahresabschluss einer kleinen Kapitalgesellschaft mit Anhang als Dokument zur Unterzeichnung
- Abgeschlossene Jahre sperren
- E-Bilanz nach der Kerntaxonomie
- Angaben und verkürzte Bilanz für die Hinterlegung einer Kleinstkapitalgesellschaft
- Bilanz und Anhang für die Offenlegung einer kleinen Kapitalgesellschaft, zum Einfügen ins Portal
Noch nicht an Bord: die mittelgroße und große GmbH, mit Lagebericht und Abschlussprüfung. Bei der Offenlegung übermittelt easyAbschluss nichts an das Unternehmensregister. Die vollständige Liste steht unter Was easyAbschluss heute nicht abdeckt. Mehr zur Software: Jahresabschluss-Software für GmbH und UG.
Häufige Fragen
Was gehört zum Jahresabschluss einer GmbH?
Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang (§ 242 Abs. 3, § 264 Abs. 1 HGB). Kleine Kapitalgesellschaften dürfen Erleichterungen nutzen und brauchen keinen Lagebericht; Kleinstkapitalgesellschaften brauchen unter den Voraussetzungen des § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB keinen Anhang.
Wie lange hat die Geschäftsführung Zeit für den Jahresabschluss?
Drei Monate nach Ende des Geschäftsjahres. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich bis zu sechs Monate Zeit nehmen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht (§ 264 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB).
Wer stellt den Jahresabschluss fest?
Die Gesellschafter, durch Beschluss (§ 46 Nr. 1 GmbHG), spätestens in den ersten acht Monaten, bei kleinen Gesellschaften in den ersten elf Monaten des folgenden Geschäftsjahres (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
Wann ist der Jahresabschluss offenzulegen?
Beim Unternehmensregister, spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1 Satz 2, Abs. 1a HGB). Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist das der 31.12. des Folgejahres.
Wann ist die E-Bilanz fällig?
Sie gehört zur Körperschaftsteuererklärung und hat dieselbe Frist: ohne steuerliche Beratung grundsätzlich der 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO).
Quellen
- § 242 HGB — Pflicht zur Aufstellung
- § 264 HGB — Pflicht zur Aufstellung; Befreiung
- § 267 HGB — Umschreibung der Größenklassen
- § 267a HGB — Kleinstkapitalgesellschaften
- § 240 HGB — Inventar
- § 245 HGB — Unterzeichnung
- § 249 HGB — Rückstellungen
- § 253 HGB — Zugangs- und Folgebewertung
- § 325 HGB — Offenlegung
- § 42a GmbHG — Vorlage des Jahresabschlusses und des Lageberichts
- § 46 GmbHG — Aufgabenkreis der Gesellschafter
- § 149 AO — Abgabe der Steuererklärungen
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.