Ratgeber

Kassenbuch führen: was die Abgabenordnung verlangt

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 05.10.2026

Was das Gesetz verlangt

• Täglich. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Einzeln. Jeder Vorgang wird einzeln aufgezeichnet (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung besteht diese Pflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, es sei denn, es wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).
• Unveränderbar. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB).
• Belege. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen.

Handkasse und Registrierkasse

Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss ein System verwenden, das jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet, und es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 1 und 2 AO). Dazu kommen die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) und die Mitteilung des Systems an das Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO). Elektronische Aufzeichnungssysteme in diesem Sinne sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen; elektronische Buchhaltungsprogramme gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 1 KassenSichV).

Eine Handkasse, etwa für Porto, kleine Einkäufe und Bargeld vom Bankkonto, wird dagegen in einem Kassenbuch geführt. Bei einer offenen Ladenkasse ohne elektronisches System wird die Tageseinnahme in der Praxis häufig über einen Kassenbericht aus dem gezählten Bestand ermittelt.

Was ein Kassenbuch zeigt

Jede Zeile enthält Datum, Vorgang mit Belegnummer, Einnahme oder Ausgabe und den Bestand danach. So lässt sich für jeden Tag der Bestand ablesen und mit dem gezählten Geld vergleichen (Kassensturz).

Ein tatsächlicher Kassenbestand kann nicht unter null liegen: Aus einer Kasse lässt sich nicht mehr Geld nehmen, als darin ist. Zeigt ein Kassenbuch an einem Tagesende einen negativen Bestand, ist etwas falsch erfasst, etwa eine Einnahme fehlt oder eine Ausgabe steht zu früh oder doppelt.

Geld zwischen Bank und Kasse

Hebt die Gesellschaft Geld vom Bankkonto ab und legt es in die Kasse, ist das weder Ertrag noch Aufwand: Der Betrag verlässt das Bankkonto und erscheint als Einnahme im Kassenbuch. Umgekehrt gilt dasselbe für eine Einzahlung aus der Kasse auf das Bankkonto.

So passt easyAbschluss dazu

• Kassenbuch der Barkasse mit dem Bestand je Tag
• Barausgaben mit und ohne Beleg, Bareinnahmen und Geld zwischen Bank und Kasse
• Die Kasse steht an keinem Tagesende im Minus
• Kassensturz; eine Differenz wird nur mit Begründung gebucht

Noch nicht dabei:

• Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE, § 146a AO) — die Kasse in easyAbschluss ist ein Kassenbuch für eine Handkasse
• Offene Ladenkasse mit Tageskassenbericht — easyAbschluss bucht Bareinnahmen einzeln, nicht rückwärts aus dem gezählten Bestand
• Mehrere Kassen, etwa je Filiale oder Fahrzeug — easyAbschluss führt genau eine Kasse
• Kasse in fremder Währung

Die vollständige Liste steht auf der Funktionsseite.

Häufige Fragen

Muss das Kassenbuch täglich geführt werden?

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). An Tagen ohne Bargeldbewegung entsteht keine Eintragung.

Muss jede Bareinnahme einzeln aufgezeichnet werden?

Grundsätzlich ja (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt die Einzelaufzeichnung, außer es wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).

Darf ein Kassenbuch in einer Tabellenkalkulation geführt werden?

Maßstab ist § 146 Abs. 4 AO: Eine Eintragung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine Datei, in der Einträge ohne Spur überschrieben werden können, stellt das für sich genommen nicht sicher. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit nach den GoBD regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (Rz. 110).

Was ist eine TSE?

Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem und seine Aufzeichnungen schützt (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO). Sie ist für elektronische Aufzeichnungssysteme vorgeschrieben. Elektronische Aufzeichnungssysteme in diesem Sinne sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen; elektronische Buchhaltungsprogramme gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 1 KassenSichV).

Quellen

• § 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 146a AO — Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung
• § 1 KassenSichV — Elektronische Aufzeichnungssysteme
• § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 239 HGB — Führung der Handelsbücher

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.