Buchhaltungssoftware für die GmbH: worauf achten
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 24.10.2026
Kurz gesagt: Eine GmbH oder UG muss bilanzieren, einen Jahresabschluss aufstellen und ihre Steuererklärungen elektronisch übermitteln. Ein Programm, das nur Einnahmen und Ausgaben erfasst, reicht dafür nicht. Diese Seite nennt zehn Fragen, mit denen sich Buchhaltungssoftware für die GmbH prüfen lässt, ohne einen Anbieter zu nennen, und zeigt am Ende, wie easyAbschluss bei jeder abschneidet, auch dort, wo etwas fehlt.
Zehn Fragen an die Software
- Bilanziert sie doppelt? Die GmbH muss Bücher führen und einen Jahresabschluss aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und gegebenenfalls Anhang aufstellen (§ 238, § 242 HGB). Eine Einnahmenüberschussrechnung genügt nicht; mehr unter Buchführungspflicht der GmbH und UG.
- Welchen Kontenrahmen nutzt sie? Vorgeschrieben ist keiner, üblich sind SKR03 und SKR04. Wichtig ist, dass Buchungen, Bilanz und E-Bilanz auf demselben Rahmen beruhen; mehr unter SKR03 oder SKR04.
- Bleiben Korrekturen nachvollziehbar? Der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss feststellbar bleiben (§ 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO). Das heißt: Korrigiert wird durch eine zusätzliche Buchung, nicht durch Überschreiben.
- Kommt sie mit Belegen und E-Rechnungen zurecht? Eingangsrechnungen kommen als PDF, als Foto oder als E-Rechnung. Mehr zur E-Rechnung unter E-Rechnung für GmbH und UG.
- Ordnet sie Bankzahlungen den Rechnungen zu? Offene Posten, Teilzahlungen und Sammelzahlungen entscheiden darüber, wie viel Handarbeit bleibt.
- Rechnet sie die Umsatzsteuer? Voranmeldung, Jahreserklärung und, wenn gewünscht, Dauerfristverlängerung samt Sondervorauszahlung (§ 18 UStG, § 46 UStDV).
- Erstellt sie den Jahresabschluss und die E-Bilanz? Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln (§ 5b EStG). Ob die Software die Größenklasse der Gesellschaft kennt, entscheidet über Anhang und Offenlegung; mehr unter Größenklassen der GmbH.
- Kann sie Körperschaft- und Gewerbesteuer? Beide Erklärungen sind elektronisch abzugeben (§ 31 Abs. 1a KStG, § 14a GewStG). Entscheidend ist, ob die Software sie rechnet und ob du Werte selbst eintragen kannst, wenn ein Fall nicht automatisch geht.
- Übermittelt sie über ELSTER mit dem Zertifikat der Gesellschaft? Dazu gehören eine Prüfung vor dem Senden und ein Protokoll danach; mehr unter ELSTER-Zertifikat für die GmbH.
- Gehören die Daten dir? Bücher und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Prüfe, ob du alle deine Daten herunterladen kannst und ob ein Steuerberater sie übernehmen kann, etwa als DATEV-Buchungsstapel.
Dazu kommt eine elfte Frage, die kein Gesetz stellt: Sagt der Anbieter offen, was die Software nicht kann? Gut ist, wenn das vor dem Kauf offen auf der Website steht.
So schneidet easyAbschluss ab
| Frage | easyAbschluss |
|---|---|
| Doppelte Buchführung, Kontenrahmen | Buchführung nach SKR03 in einem unveränderlichen Journal |
| Korrekturen | Korrektur durch Gegenbuchung |
| Belege, E-Rechnungen | Belege als PDF oder Bild hochladen; die Rechnungsangaben werden automatisch ausgelesen. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und ohne Texterkennung auslesen. Ein Buchungsvorschlag je Beleg, den du prüfst und bestätigst |
| Bank, offene Posten | Kontoauszüge als CSV-Datei einlesen. Zahlungen den offenen Rechnungen zuordnen. Teilzahlungen und Sammelzahlungen über mehrere Rechnungen |
| Umsatzsteuer | Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den bestätigten Buchungen. Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Antrag auf Dauerfristverlängerung und Anmeldung der Sondervorauszahlung, mit Herleitung des Elftels |
| Jahresabschluss, E-Bilanz | Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz aus dem Journal. E-Bilanz nach der Kerntaxonomie. Jahresabschluss einer kleinen Kapitalgesellschaft mit Anhang als Dokument zur Unterzeichnung |
| Körperschaft- und Gewerbesteuer | Körperschaftsteuererklärung. Gewerbesteuererklärung. Manuelle Korrekturen an Körperschaft- und Gewerbesteuer möglich (Expertenmodus) |
| Übermittlung | Prüfung mit der amtlichen Prüfsoftware vor dem Senden. Übermittlung an das Finanzamt über ELSTER mit deinem eigenen Zertifikat. Übermittlungsprotokoll mit Transferticket |
| Datenhoheit | Archiv aller eigenen Daten zum Herunterladen. DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater |
| Offenheit | Die Grenzen stehen auf einer eigenen Seite: Was easyAbschluss heute nicht abdeckt |
Wo easyAbschluss nicht passt
easyAbschluss ist für die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Deutschland und laufendem operativem Geschäftsbetrieb gebaut, bis zur kleinen Kapitalgesellschaft. Mittelgroße und große GmbH, mit Lagebericht und Abschlussprüfung, sind noch nicht an Bord. Übermittelt werden Zeiträume ab 2025, abweichende Wirtschaftsjahre sind nicht abgedeckt, und easyAbschluss geht davon aus, dass die Gesellschaft Umsatzsteuer ausweist (keine Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nicht dabei; dafür gibt es zum Beispiel NOVA Lohn, dessen Lohnbuchungen easyAbschluss übernimmt. Fehlt dir etwas, sag es uns: Was wir noch nicht können, bauen wir gern.
Was es kostet
Vier Stufen von 19 bis 79 € im Monat, netto, nach der Zahl der Belege. Die Stufe lässt sich jeden Monat wechseln. Die Testphase ist kostenlos. Alles Weitere auf der Preisseite. Eine ausführliche Darstellung der Software steht unter Buchhaltungssoftware für GmbH und UG.
Häufige Fragen
Reicht für eine GmbH eine Software für Einnahmenüberschussrechnung?
Nein. Die GmbH muss bilanzieren (§ 242 HGB); die Einnahmenüberschussrechnung steht nur Steuerpflichtigen offen, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften Bücher führen müssen (§ 4 Abs. 3 EStG).
Muss die Software die E-Bilanz können?
Wer bilanziert, muss den Inhalt der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch an das Finanzamt übermitteln (§ 5b EStG). Das gilt auch für GmbH und UG. Erzeugt die Buchhaltungssoftware den Datensatz nicht selbst, bleibt die Übermittlung eine eigene Aufgabe mit zusätzlicher Software.
Muss die Buchhaltungssoftware einen bestimmten Kontenrahmen haben?
Nein. Ein Kontenrahmen ist nicht vorgeschrieben, wohl aber eine nachvollziehbare Ordnung der Buchführung (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB). easyAbschluss bucht nach SKR03.
Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich wechsle?
In easyAbschluss gibt es ein Archiv aller eigenen Daten zum Herunterladen und den DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater. Bücher und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO), unabhängig davon, welche Software sie erzeugt hat.
Ersetzt easyAbschluss den Steuerberater?
easyAbschluss ist eine Software, keine Steuerberatung. Das Gesetz schreibt keine Beauftragung einer steuerberatenden Person vor; die Verantwortung für die Angaben bleibt bei der Geschäftsführung (§ 41 GmbHG, § 34 Abs. 1 AO).
Quellen
- § 238 HGB — Buchführungspflicht
- § 239 HGB — Führung der Handelsbücher
- § 242 HGB — Pflicht zur Aufstellung
- § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen
- § 41 GmbHG — Buchführung
- § 5b EStG — Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen
- § 4 EStG — Gewinnbegriff im Allgemeinen
- § 31 KStG — Steuererklärungspflicht, Veranlagung und Erhebung
- § 14a GewStG — Steuererklärungspflicht
- § 18 UStG — Besteuerungsverfahren
- § 46 UStDV — Fristverlängerung
- § 34 AO — Pflichten der gesetzlichen Vertreter und der Vermögensverwalter
- § 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.