Ratgeber

E-Rechnung: was für GmbH und UG gilt

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 20.10.2026

Was eine E-Rechnung ist

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (EN 16931) oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format übertragen lassen, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Was keine E-Rechnung ist

Alle anderen Rechnungen sind „sonstige Rechnungen“: Rechnungen auf Papier und Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Dazu zählen nach Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE auch PDF-Dateien ohne integrierten Datensatz, Bilddateien und Angaben in E-Mails. Eine Datei, die wegen Formatfehlern nicht dem strukturierten Format entspricht, ist ebenfalls eine sonstige Rechnung. Davon unterscheidet die Finanzverwaltung Fehler gegen die Geschäftsregeln des Formats, etwa einen Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Steuersatz passt (UStAE 14.1 Abs. 11). Betrifft ein solcher Fehler Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG, liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor; Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten sind umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a).

Formate

Bei einem hybriden Format sind die strukturierten Daten der führende Teil; weichen sie vom Bildteil ab, gehen die strukturierten Daten vor (UStAE 14.4).

Empfangen: seit dem 1. Januar 2025

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG). Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen; bei einem Empfang per E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich (UStAE 14.1 Abs. 5 Sätze 1 bis 3).

Ausstellen: die Übergangsregeln

Abweichend von § 14 Abs. 1 und 2 UStG gilt nach § 27 Abs. 38 UStG:

Solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Frage 2). Besteht die Pflicht zur E-Rechnung und kommt trotzdem eine sonstige Rechnung, regelt Abschnitt 15.2a UStAE die Folgen für den Vorsteuerabzug (Abs. 1 Sätze 3 und 4, Abs. 1a Sätze 12 bis 14, Abs. 7 Sätze 2 und 3); mehr dazu unter Vorsteuerabzug.

Ausnahmen und Zustimmung

• Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (Kleinbetragsrechnungen) können immer als sonstige Rechnung übermittelt werden; das gilt nicht für Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Sätze 3 und 4 UStDV).
• Ebenso Fahrausweise für die Beförderung von Personen (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV).
• Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht keine Pflicht zur Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Für nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG steuerfreie Umsätze ist unter den übrigen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen (UStAE 14.1 Abs. 4 Satz 9).
• Eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Aufbewahrung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Aufbewahrt wird grundsätzlich im empfangenen Format; bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form (UStAE 14b.1 Abs. 1). Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen und GoBD.

So passt easyAbschluss dazu

• E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und ohne Texterkennung auslesen
• Rechnungen als E-Rechnung (ZUGFeRD, EN 16931) schreiben, mit automatischer Rechnungsnummer
• Archiv aller eigenen Daten zum Herunterladen

Was easyAbschluss nicht selbst rechnet, steht unter „Was easyAbschluss heute nicht abdeckt“.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne integrierten Datensatz ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG, UStAE 14.1 Abs. 2). Ein hybrides Format wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, enthält dagegen strukturierte Daten und ist eine E-Rechnung (UStAE 14.1 Abs. 14).

Braucht man ein eigenes Postfach für E-Rechnungen?

Nein. Bei einem Empfang per E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich (UStAE 14.1 Abs. 5 Satz 3).

Ab wann muss eine GmbH selbst E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze 2025 und 2026 ist eine sonstige Rechnung noch zulässig, übermittelt bis 31.12.2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Für Umsätze 2027 hängt es vom Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr ab: Lag er nicht über 800.000 Euro, ist eine sonstige Rechnung noch zulässig, übermittelt bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Für Umsätze ab 2028 gilt keine Übergangsregel mehr.

Gilt die Pflicht auch für kleine Beträge?

Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag können immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV); das gilt nicht für Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).

Quellen

• § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG — Aufbewahrung von Rechnungen
• § 27 UStG — Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
• § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34 UStDV — Fahrausweise als Rechnungen
• § 34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025 — Einführung der obligatorischen E-Rechnung; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 31.12.2025 (BMF)
• BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.