Ratgeber

Buchführungspflicht der GmbH und UG

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 24.10.2026

Wen die Pflicht trifft

GmbH und UG sind Kaufleute kraft Rechtsform (§ 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG). Damit gilt für sie: Sie müssen Bücher führen und darin ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens ersichtlich machen (§ 238 Abs. 1 HGB). Die Erleichterung für kleine Einzelkaufleute (§ 241a HGB) gilt nur für Einzelkaufleute, nicht für Kapitalgesellschaften. Auch eine kleine GmbH oder eine UG mit wenigen Buchungen führt also Bücher.

Eine Einnahmenüberschussrechnung kommt für sie nicht in Betracht: Sie steht nur Steuerpflichtigen offen, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen (§ 4 Abs. 3 EStG).

Ab wann

Zu Beginn des Handelsgewerbes ist eine Eröffnungsbilanz aufzustellen, danach für den Schluss jedes Geschäftsjahres ein Jahresabschluss (§ 242 HGB). Was bei der Gründung gilt, steht unter Eröffnungsbilanz bei Gründung einer GmbH oder UG.

Was die Pflicht verlangt

• Überblick. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB).
• Vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet. So müssen die Eintragungen vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Steuerlich sind Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).
• Kasse. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Mehr dazu unter Kassenbuch führen.
• Ort. Die Bücher sind grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 AO); Ausnahmen regeln § 146 Abs. 2a und 2b AO.
• Änderungen nachvollziehbar. Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB).
• Auch auf dem Computer. Bücher dürfen auf Datenträgern geführt werden, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden (§ 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO). Was dazu gehört, beschreibt GoBD: was die Grundsätze verlangen.
• Aufbewahren. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Einzelheiten stehen unter Aufbewahrungsfristen.

Wer die Buchhaltung erledigt

Verantwortlich sind die Geschäftsführer (§ 41 GmbHG). Eine Pflicht, die Buchhaltung einer steuerberatenden Person zu übertragen, enthalten AO und StBerG nicht. Die Gesellschaft kann sie intern erledigen, mit Software unterstützen oder abgeben; die Verantwortung bleibt in jedem Fall bei der Geschäftsführung. Wie das im Alltag aussieht, beschreibt Buchhaltung für die GmbH oder UG selbst machen; die weiteren Pflichten der Geschäftsführung stehen unter Pflichten der Geschäftsführung einer GmbH.

Wenn die Buchführung fehlt

Kann die Gesellschaft Bücher oder Aufzeichnungen, die sie nach den Steuergesetzen führen muss, nicht vorlegen oder sind sie nicht ordnungsmäßig, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 Abs. 2 AO). Im Zusammenhang mit einer Insolvenz kann eine verletzte Buchführungspflicht strafbar sein (§ 283b StGB).

So passt easyAbschluss dazu

easyAbschluss ist die Buchhaltung, die du selbst führst: Du entscheidest, easyAbschluss bereitet vor. Dazu gehören:

• Buchführung nach SKR03 in einem unveränderlichen Journal
• Korrektur durch Gegenbuchung
• Ein Buchungsvorschlag je Beleg, den du prüfst und bestätigst
• Kassenbuch der Barkasse mit dem Bestand je Tag
• Die Kasse steht an keinem Tagesende im Minus
• Eröffnungsbilanz im Gründungsjahr für das Finanzamt
• Archiv aller eigenen Daten zum Herunterladen

easyAbschluss ist für die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in Deutschland und laufendem operativem Geschäftsbetrieb gebaut. Was heute noch nicht dabei ist, steht offen unter Was easyAbschluss heute nicht abdeckt. Mehr zur Software: Buchhaltungssoftware für GmbH und UG.

Häufige Fragen

Gilt die Buchführungspflicht auch für die UG?

Ja. Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH (§ 5a GmbHG) und damit Kaufmann kraft Rechtsform (§ 13 Abs. 3 GmbHG, § 6 HGB).

Genügt der GmbH eine Einnahmenüberschussrechnung?

Nein. Sie steht nur Steuerpflichtigen offen, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften Bücher führen müssen (§ 4 Abs. 3 EStG). Die GmbH muss bilanzieren (§ 242 HGB).

Muss ein Steuerberater die Buchhaltung machen?

Nein. AO und StBerG enthalten keine Pflicht zur Beauftragung. Verantwortlich bleiben die Geschäftsführer (§ 41 GmbHG).

Darf die Buchführung elektronisch geführt werden?

Ja, auf Datenträgern, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden (§ 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO).

Wie lange sind Bücher und Belege aufzubewahren?

Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).

Quellen

• § 238 HGB — Buchführungspflicht
• § 239 HGB — Führung der Handelsbücher
• § 241a HGB — Befreiung von der Buchführungs- und Inventarpflicht
• § 242 HGB — Pflicht zur Aufstellung
• § 257 HGB — Aufbewahrung von Unterlagen
• § 6 HGB — Handelsgesellschaften
• § 5a GmbHG — Unternehmergesellschaft
• § 13 GmbHG — Juristische Person
• § 41 GmbHG — Buchführung
• § 140 AO — Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen
• § 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 162 AO — Schätzung von Besteuerungsgrundlagen
• § 4 EStG — Gewinnbegriff im Allgemeinen
• § 283b StGB — Verletzung der Buchführungspflicht

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.