Pflichten der Geschäftsführung einer GmbH oder UG
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 12.10.2026
Kurz gesagt: Die Geschäftsführer vertreten die Gesellschaft (§ 35 Abs. 1 GmbHG), sorgen für die ordnungsmäßige Buchführung (§ 41 GmbHG) und wenden die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes an (§ 43 Abs. 1 GmbHG). Sie erfüllen die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft (§ 34 Abs. 1 AO) und haften bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung (§ 69 AO). Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ist ein Insolvenzantrag zu stellen (§ 15a InsO).
Die Pflichten im Überblick
| Pflicht | Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vertretung | gerichtlich und außergerichtlich; mehrere Geschäftsführer grundsätzlich gemeinschaftlich | § 35 Abs. 1 und 2 GmbHG |
| Buchführung | für die ordnungsmäßige Buchführung sorgen | § 41 GmbHG |
| Jahresabschluss | aufstellen, in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs; kleine Gesellschaften bei ordnungsgemäßem Geschäftsgang bis zu sechs Monate | § 264 Abs. 1 Satz 3 und 4 HGB |
| Sorgfalt | Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes | § 43 Abs. 1 GmbHG |
| Steuern | steuerliche Pflichten erfüllen, Steuern aus den verwalteten Mitteln entrichten | § 34 Abs. 1 AO |
| Gesellschafterliste | bei Veränderungen unverzüglich einreichen | § 40 Abs. 1 GmbHG |
| Gesellschafterversammlung | einberufen, insbesondere bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals; bei der UG stattdessen bei drohender Zahlungsunfähigkeit | § 49 Abs. 3, § 5a Abs. 4 GmbHG |
| Insolvenzantrag | ohne schuldhaftes Zögern, bei Zahlungsunfähigkeit spätestens nach drei Wochen, bei Überschuldung spätestens nach sechs Wochen | § 15a Abs. 1 InsO |
| Zahlungsverbot | nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung keine Zahlungen mehr für die Gesellschaft, außer solchen, die mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters vereinbar sind; sonst Erstattungspflicht | § 15b Abs. 1 und 4 InsO |
Haftung gegenüber der Gesellschaft
Geschäftsführer, die ihre Obliegenheiten verletzen, haften der Gesellschaft solidarisch für den entstandenen Schaden (§ 43 Abs. 2 GmbHG), insbesondere bei Zahlungen aus dem zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögen (§ 43 Abs. 3 GmbHG). Die Ansprüche verjähren in fünf Jahren (§ 43 Abs. 4 GmbHG).
Haftung für Steuern
Die gesetzlichen Vertreter haben die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen und insbesondere dafür zu sorgen, dass die Steuern aus den Mitteln entrichtet werden, die sie verwalten (§ 34 Abs. 1 AO). Sie haften, soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung dieser Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden; die Haftung umfasst auch Säumniszuschläge (§ 69 AO). Zu den Fristen siehe Steuerliche Fristen für GmbH und UG.
Buchführung selbst oder mit Hilfe
Das Gesetz verlangt, dass die Geschäftsführer für die ordnungsmäßige Buchführung sorgen (§ 41 GmbHG); wer sie erledigt, schreibt es nicht vor. Die Verantwortung bleibt bei der Geschäftsführung. Mehr dazu unter Buchhaltung selbst machen und Steuererklärung für GmbH und UG selbst machen.
So passt easyAbschluss dazu
- Buchführung nach SKR03 in einem unveränderlichen Journal
- Checkliste zum Jahresabschluss: was im Jahr noch fehlt, auf dem Arbeitsplatz und unter „Alle Abgaben“
- Mehrere Personen je Mandant mit Rollen (Leser, Mitarbeiter, Berater, Inhaber) und Einladung
- Übermittlung an das Finanzamt über ELSTER mit deinem eigenen Zertifikat
Was „übermittelt“ in easyAbschluss heißt: Der Datensatz ist beim ELSTER-Annahmeserver angekommen, das Transferticket bestätigt den Eingang. Jede Übermittlung läuft zunächst als Probelauf, bis der Echtbetrieb ausdrücklich freigeschaltet ist; das darf nur die Rolle Inhaber.
Noch nicht an Bord:
- Betriebsaufgabe und Liquidation
Die vollständige Liste steht unter „Was easyAbschluss heute nicht abdeckt“.
Häufige Fragen
Wer ist bei der GmbH für die Buchführung verantwortlich?
Die Geschäftsführer; sie sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen (§ 41 GmbHG).
Haftet der Geschäftsführer für Steuern der GmbH?
Ja, soweit Steuern infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung seiner Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder entrichtet werden (§ 69 AO in Verbindung mit § 34 AO).
Bis wann ist ein Insolvenzantrag zu stellen?
Ohne schuldhaftes Zögern, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung (§ 15a Abs. 1 InsO).
Wann ist die Gesellschafterversammlung einzuberufen?
Insbesondere, wenn sich aus einer Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 Abs. 3 GmbHG); bei der UG stattdessen bei drohender Zahlungsunfähigkeit (§ 5a Abs. 4 GmbHG).
Quellen
- § 35 GmbHG — Vertretung der Gesellschaft
- § 41 GmbHG — Buchführung
- § 43 GmbHG — Haftung der Geschäftsführer
- § 40 GmbHG — Liste der Gesellschafter, Verordnungsermächtigung
- § 49 GmbHG — Einberufung der Versammlung
- § 5a GmbHG — Unternehmergesellschaft
- § 264 HGB — Pflicht zur Aufstellung; Befreiung
- § 34 AO — Pflichten der gesetzlichen Vertreter und der Vermögensverwalter
- § 69 AO — Haftung der Vertreter
- § 15a InsO — Antragspflicht bei juristischen Personen und rechtsfähigen Personengesellschaften
- § 15b InsO — Zahlungen bei Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung; Verjährung
Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.