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Ratgeber

Steuererklärung für GmbH und UG selbst machen: Was dazugehört

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 05.10.2026

Kurz gesagt: Die steuerlichen Pflichten der GmbH oder UG erfüllt die Geschäftsführung als gesetzlicher Vertreter (§ 34 Abs. 1 AO). Eine Pflicht zur Beauftragung einer steuerberatenden Person enthalten AO und StBerG nicht. Zu den Pflichten gehören die Buchführung und der Jahresabschluss, die E-Bilanz, die Körperschaftsteuer-, die Gewerbesteuer- und die Umsatzsteuererklärung sowie die laufenden Anmeldungen, elektronisch und mit einem ELSTER-Zertifikat. Ohne steuerliche Beratung gilt grundsätzlich der 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO).

Darf eine GmbH ihre Steuererklärungen selbst abgeben?

Die steuerlichen Pflichten der GmbH oder UG erfüllt ihre Geschäftsführung als gesetzlicher Vertreter (§ 34 Abs. 1 AO). Eine Pflicht, dafür eine steuerberatende Person zu beauftragen, steht weder in der Abgabenordnung noch im Steuerberatungsgesetz; dieses regelt die Hilfeleistung in Steuersachen in fremden Angelegenheiten und beschränkt die geschäftsmäßige Hilfeleistung auf Befugte (§ 2 Abs. 1 und 2 StBerG).

Wer zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist, bestimmen die Steuergesetze (§ 149 Abs. 1 Satz 1 AO). Eine GmbH handelt durch ihre gesetzlichen Vertreter: „Die gesetzlichen Vertreter natürlicher und juristischer Personen […] haben deren steuerliche Pflichten zu erfüllen“ (§ 34 Abs. 1 Satz 1 AO). Die GmbH wird durch die Geschäftsführer vertreten (§ 35 Abs. 1 Satz 1 GmbHG).

§ 149 Abs. 2 und 3 AO nennen die Frist für beide Fälle: ohne und mit beauftragten steuerberatenden Personen. Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH, die mit einem Stammkapital unter dem Mindeststammkapital gegründet wird (§ 5a Abs. 1 GmbHG); die Pflichten auf dieser Seite gelten für sie ebenso.

Was dazugehört

  • Buchführung und Jahresabschluss. Die Buchführung muss ordnungsmäßig sein (§ 238 Abs. 1 HGB); nach dem Jahresende wird der Jahresabschluss aufgestellt und von den Gesellschaftern festgestellt. Mehr unter Buchhaltung für GmbH und UG selbst machen und Jahresabschluss und E-Bilanz.
  • E-Bilanz. Der Inhalt der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung wird elektronisch übermittelt (§ 5b EStG). Mehr unter E-Bilanz: Frist, Ablauf, Voraussetzungen.
  • Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Beide Erklärungen sind elektronisch zu übermitteln (§ 31 Abs. 1a KStG, § 14a GewStG). Mehr unter Körperschaft- und Gewerbesteuer abgeben.
  • Umsatzsteuer und laufende Meldungen. Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung (§ 18 UStG), bei Arbeitnehmern die Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a EStG), bei Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG). Mehr unter Steuererklärungen der GmbH und UG.
  • Offenlegung, aber keine Steuererklärung. Der Jahresabschluss wird zusätzlich beim Unternehmensregister offengelegt (§ 325 HGB); eine Kleinstkapitalgesellschaft übermittelt nur die Bilanz und kann die Hinterlegung verlangen (§ 326 Abs. 2 HGB). Das ist eine eigene Pflicht neben den Steuererklärungen.

Elektronisch, mit ELSTER-Zertifikat

Die Erklärungen sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln (§ 31 Abs. 1a KStG, § 14a GewStG, § 18 UStG, § 5b EStG). Dafür braucht es ein ELSTER-Zertifikat — der Gesellschaft, der Geschäftsführung oder der beauftragten steuerberatenden Person. Auf Antrag verzichtet die Finanzbehörde auf die elektronische Übermittlung, wenn sie wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist (§ 150 Abs. 8 AO); die Erklärung wird dann nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abgegeben.

Der Ablauf in Schritten

  1. Belege erfassen und buchen. Laufend im Jahr, ordnungsmäßig (§ 238 HGB).
  2. Laufende Meldungen abgeben. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG); bei Arbeitnehmern die Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a Abs. 1 EStG); bei Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).
  3. Jahresabschluss aufstellen. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang (§ 264 Abs. 1 HGB; eine Kleinstkapitalgesellschaft braucht unter den Voraussetzungen von Satz 5 keinen); die Gesellschafter stellen ihn fest (§ 46 Nr. 1 GmbHG).
  4. Erklärungen aus den Zahlen ableiten. E-Bilanz, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer-Jahreserklärung entstehen aus der Buchführung und dem Jahresabschluss.
  5. Datensatz prüfen. Vor dem Senden lässt sich der Datensatz mit der amtlichen Prüfsoftware kontrollieren.
  6. Mit dem ELSTER-Zertifikat übermitteln. Als Eingangsbestätigung kommt ein Transferticket zurück.
  7. Bescheide. Das Finanzamt erlässt den Körperschaftsteuerbescheid (§ 155 Abs. 1 Satz 1 AO) und setzt den Gewerbesteuermessbetrag fest (§ 14 GewStG, § 184 Abs. 1 AO); die Gewerbesteuer erheben die Gemeinden (§ 1 GewStG). Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist eine Steueranmeldung; sie steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich (§ 168 AO).

Fristen

Ohne steuerliche Beratung sind die Erklärungen für ein Kalenderjahr grundsätzlich spätestens am 31. Juli des Folgejahres abzugeben (§ 149 Abs. 2 AO). Sind steuerberatende Personen beauftragt, richtet sich die Frist nach § 149 Abs. 3 AO. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, gilt der nächste Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Fristen zur Einreichung von Steuererklärungen können verlängert werden (§ 109 Abs. 1 Satz 1 AO). Bei nicht oder nicht fristgemäßer Abgabe kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden (§ 152 Abs. 1 Satz 1 AO). Unter den Voraussetzungen des § 152 Abs. 2 AO — etwa wenn die Erklärung nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahrs abgegeben wurde — ist er festzusetzen; Ausnahmen regelt § 152 Abs. 3 AO.

Wer verantwortlich ist

Die Geschäftsführung ist als gesetzlicher Vertreter für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten der Gesellschaft zuständig (§ 34 Abs. 1 AO). Für die Haftung der Vertreter gilt § 69 AO: „Die in den §§ 34 und 35 bezeichneten Personen haften, soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis (§ 37) infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der ihnen auferlegten Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt oder soweit infolgedessen Steuervergütungen oder Steuererstattungen ohne rechtlichen Grund gezahlt werden“ (Satz 1). „Die Haftung umfasst auch die infolge der Pflichtverletzung zu zahlenden Säumniszuschläge“ (Satz 2).

So passt easyAbschluss dazu

  • Buchführung nach SKR03 in einem unveränderlichen Journal
  • Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz aus dem Journal
  • Jahresabschluss einer kleinen Kapitalgesellschaft mit Anhang als Dokument zur Unterzeichnung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den bestätigten Buchungen
  • Umsatzsteuer-Jahreserklärung
  • Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, samt Zusammenfassender Meldung
  • Körperschaftsteuererklärung
  • Gewerbesteuererklärung
  • E-Bilanz nach der Kerntaxonomie
  • Angaben und verkürzte Bilanz für die Hinterlegung einer Kleinstkapitalgesellschaft
  • Bilanz und Anhang für die Offenlegung einer kleinen Kapitalgesellschaft, zum Einfügen ins Portal
  • Übermittlung an das Finanzamt über ELSTER mit deinem eigenen Zertifikat

Was „übermittelt“ in easyAbschluss heißt: Der Datensatz ist beim ELSTER-Annahmeserver angekommen, das Transferticket bestätigt den Eingang. Jede Übermittlung läuft zunächst als Probelauf, bis der Echtbetrieb ausdrücklich freigeschaltet ist; das darf nur die Rolle Inhaber.

Bei Bedarf unterstützen wir dich mit Steuerberatern aus unserem Partnernetzwerk — nach individueller Absprache.

Noch nicht dabei: die Lohnsteuer-Anmeldung — die übernimmt dein Lohnprogramm, zum Beispiel NOVA Lohn. Gewinnausschüttungen: keine Kapitalertragsteuer-Anmeldung, und eine verdeckte Gewinnausschüttung erkennt easyAbschluss nicht. Mittelgroße und große GmbH — mit Lagebericht und Abschlussprüfung. Die vollständige Liste steht auf der Funktionsseite.

Häufige Fragen

Darf ich die Steuererklärung meiner GmbH ohne Steuerberater machen?

Die steuerlichen Pflichten der GmbH oder UG erfüllt ihre Geschäftsführung als gesetzlicher Vertreter (§ 34 Abs. 1 AO). Eine Pflicht, dafür eine steuerberatende Person zu beauftragen, steht weder in der Abgabenordnung noch im Steuerberatungsgesetz; dieses regelt die Hilfeleistung in Steuersachen in fremden Angelegenheiten und beschränkt die geschäftsmäßige Hilfeleistung auf Befugte (§ 2 Abs. 1 und 2 StBerG). Wer zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist, bestimmen die Steuergesetze (§ 149 Abs. 1 Satz 1 AO); § 149 Abs. 2 und 3 AO nennen die Frist für beide Fälle: ohne und mit beauftragten steuerberatenden Personen.

Welche Steuererklärungen muss eine GmbH abgeben?

Nach dem Jahresende die Körperschaftsteuer-, die Gewerbesteuer- und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung samt E-Bilanz, laufend die Umsatzsteuer-Voranmeldung, bei Arbeitnehmern die Lohnsteuer-Anmeldung und bei Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten die Zusammenfassende Meldung. Einzelheiten und Rechtsgrundlagen stehen unter Steuererklärungen der GmbH und UG.

Bis wann muss die Steuererklärung der GmbH abgegeben werden?

Ohne steuerliche Beratung grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO). Sind steuerberatende Personen beauftragt, richtet sich die Frist nach § 149 Abs. 3 AO. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG).

Brauche ich ein ELSTER-Zertifikat?

Die Erklärungen sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln (§ 31 Abs. 1a KStG, § 14a GewStG, § 18 UStG, § 5b EStG); dafür braucht es ein ELSTER-Zertifikat. Es kann auf die Gesellschaft, die Geschäftsführung oder die beauftragte steuerberatende Person lauten. Auf Antrag verzichtet die Finanzbehörde auf die elektronische Übermittlung, wenn sie wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist (§ 150 Abs. 8 AO).

Gilt das auch für die UG?

Ja. Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH, die mit einem Stammkapital unter dem Mindeststammkapital gegründet wird (§ 5a Abs. 1 GmbHG). Die Pflichten auf dieser Seite gelten für sie ebenso.

Haftet die Geschäftsführung für die Steuererklärung der GmbH?

Die Geschäftsführung hat als gesetzlicher Vertreter die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen (§ 34 Abs. 1 AO). Nach § 69 AO haften die Vertreter, soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung dieser Pflichten nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden.

Quellen

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.

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