Ratgeber

Transparenzregister und Gesellschafterliste der GmbH

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 12.10.2026

Transparenzregister

Juristische Personen des Privatrechts haben die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung mitzuteilen; die Mitteilung erfolgt elektronisch (§ 20 Abs. 1 Satz 1 und 4 GwG).

Mitzuteilen sind zu jedem wirtschaftlich Berechtigten (§ 19 Abs. 1 GwG):

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort,
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses,
• alle Staatsangehörigkeiten.

Wer wirtschaftlich Berechtigter ist

Bei einer GmbH zählt dazu jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GwG). Lässt sich niemand ermitteln, gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, bei der GmbH also der Geschäftsführer (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).

Gesellschafterliste beim Handelsregister

• Bei der Gründung wird die Liste der Gesellschafter der Anmeldung beigefügt (§ 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG); beim Musterprotokoll gilt das Protokoll als Liste (§ 2 Abs. 1a Satz 4 GmbHG).
• Bei jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder im Umfang ihrer Beteiligung reichen die Geschäftsführer unverzüglich eine neue Liste ein (§ 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG). Hat ein Notar mitgewirkt, reicht er sie ein (§ 40 Abs. 2 GmbHG).
• Inhalt: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter, Nennbeträge und laufende Nummern der Geschäftsanteile und die prozentuale Beteiligung am Stammkapital (§ 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG).
• Haftung: Geschäftsführer, die diese Pflicht verletzen, haften für den daraus entstandenen Schaden (§ 40 Abs. 3 GmbHG).

Zwei Register, zwei Pflichten

So passt easyAbschluss dazu

• Gründung mit Bareinlage: Eröffnungsbuchung und eingeforderte Einlage als offener Posten

Was „übermittelt“ in easyAbschluss heißt: Der Datensatz ist beim ELSTER-Annahmeserver angekommen, das Transferticket bestätigt den Eingang. Jede Übermittlung läuft zunächst als Probelauf, bis der Echtbetrieb ausdrücklich freigeschaltet ist; das darf nur die Rolle Inhaber.

Was easyAbschluss nicht selbst rechnet, steht unter „Was easyAbschluss heute nicht abdeckt“.

Häufige Fragen

Muss eine GmbH sich selbst ins Transparenzregister eintragen?

Ja. Sie hat die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten der registerführenden Stelle unverzüglich elektronisch mitzuteilen (§ 20 Abs. 1 GwG).

Wer ist wirtschaftlich Berechtigter einer GmbH?

Jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 Satz 1 GwG); lässt sich niemand ermitteln, der Geschäftsführer (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).

Wann ist eine neue Gesellschafterliste einzureichen?

Unverzüglich nach jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder im Umfang ihrer Beteiligung (§ 40 Abs. 1 GmbHG).

Wer reicht die Liste ein, wenn ein Notar beteiligt war?

Dann reicht der Notar die geänderte Liste ein (§ 40 Abs. 2 GmbHG).

Quellen

• § 3 GwG — Wirtschaftlich Berechtigter
• § 19 GwG — Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
• § 20 GwG — Transparenzpflichten im Hinblick auf bestimmte Vereinigungen
• § 8 GmbHG — Inhalt der Anmeldung
• § 40 GmbHG — Liste der Gesellschafter, Verordnungsermächtigung
• § 2 GmbHG — Form des Gesellschaftsvertrags

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.