Pflichtangaben einer Rechnung
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 20.10.2026
Kurz gesagt: § 14 Abs. 4 UStG zählt die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss, darunter die fortlaufende Rechnungsnummer. Für Rechnungen bis 250 Euro genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV). Bei bestimmten Umsätzen verlangt § 14a UStG zusätzliche Angaben, etwa den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Fehlende oder unzutreffende Angaben lassen sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen.
Die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| Nr. | Angabe |
|---|---|
| 1 | vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers |
| 3 | Ausstellungsdatum |
| 4 | fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, vom Aussteller einmalig vergeben (Rechnungsnummer) |
| 5 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht |
| 7 | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
| 9 | nur in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers |
| 10 | nur bei Ausstellung durch den Leistungsempfänger oder einen von ihm beauftragten Dritten (Gutschrift): die Angabe „Gutschrift“ |
Bis wann die Rechnung auszustellen ist
In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG — unter anderem bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen — ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. § 14a UStG bleibt unberührt (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG): Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung und bei einer sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat ist die Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats auszustellen (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG).
Rechnungen bis 250 Euro
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens enthalten: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder einem Hinweis auf eine Steuerbefreiung (§ 33 Satz 1 UStDV). Das gilt nicht für Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).
Besondere Angaben nach § 14a UStG
- „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, wenn der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 14a Abs. 1 Satz 1 und Abs. 5 UStG); mehr dazu unter Reverse Charge und EU-Umsätze.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten bei einer sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat (§ 14a Abs. 1 Satz 3), bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 14a Abs. 3 Satz 2) und beim innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft (§ 14a Abs. 7 Satz 2 UStG).
Gutschrift
Eine Rechnung kann auch von einem in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 oder 2 UStG bezeichneten Leistungsempfänger ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift, § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Sie muss die Angabe „Gutschrift“ enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG) und verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG).
Rechnung berichtigen
Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG enthält oder Angaben unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument übermittelt werden, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist; es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG (§ 31 Abs. 5 Sätze 2 und 3 UStDV). Die Berichtigung um fehlende oder unzutreffende Angaben ist kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und § 233a Abs. 2a AO (§ 14 Abs. 4 Satz 4 UStG).
Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Mindert sich die Bemessungsgrundlage nach der Rechnungsausstellung — etwa durch Skonto oder einen Nachlass wegen einer Mängelrüge ohne Auswirkung auf die abgerechnete Leistung —, ist nach § 17 UStG der Steuerbetrag zu berichtigen; eine Rechnungsberichtigung ist dafür nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht erforderlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a). Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt erfordern dagegen grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung (Rn. 51b).
Angaben auf Geschäftsbriefen der GmbH
Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen angegeben werden: Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und, wenn die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit einem Vorsitzenden hat, dessen Vorsitzender — jeweils mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG). Werden Angaben über das Kapital gemacht, sind in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Der Angaben nach Abs. 1 Satz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen (§ 35a Abs. 2 GmbHG).
So passt easyAbschluss dazu
- Rechnungen als E-Rechnung (ZUGFeRD, EN 16931) schreiben, mit automatischer Rechnungsnummer
- Ausgangsrechnungen
Was easyAbschluss nicht selbst rechnet, steht unter „Was easyAbschluss heute nicht abdeckt“.
Häufige Fragen
Was bedeutet „fortlaufende Nummer“?
Eine Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
Welche Angaben genügen bei einer Rechnung bis 250 Euro?
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung (§ 33 Satz 1 UStDV).
Wie wird eine fehlerhafte Rechnung berichtigt?
Durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist; übermittelt werden müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben (§ 31 Abs. 5 Satz 2 UStDV). Es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG (§ 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV).
Was ist eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?
Eine Rechnung, die nach vorheriger Vereinbarung ein in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 oder 2 UStG bezeichneter Leistungsempfänger ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG); sie muss die Angabe „Gutschrift“ enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).
Quellen
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
- § 14a UStG — Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
- § 14c UStG — Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- § 17 UStG — Änderung der Bemessungsgrundlage
- § 31 UStDV — Angaben in der Rechnung
- § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge
- § 35a GmbHG — Angaben auf Geschäftsbriefen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 — Einführung der obligatorischen E-Rechnung; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (III C 2 - S 7287-a/00019/007/243)
Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.