Ratgeber

Rechnungen schreiben als GmbH und UG

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 30.10.2026

Kurz gesagt: Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Sind beide im Inland ansässig, ist sie grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen; für das Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Welche Angaben auf die Rechnung gehören, regeln § 14 Abs. 4 und § 14a UStG, für die GmbH zusätzlich § 35a GmbHG.

Die Schritte im Überblick

Schritt	Was gilt
Rechnungspflicht	bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück; nicht bei Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG)
Form	E-Rechnung, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), mit Übergangsregeln bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG)
Pflichtangaben	§ 14 Abs. 4 UStG, bei bestimmten Umsätzen zusätzlich § 14a UStG; bis 250 Euro weniger Angaben (§ 33 UStDV)
Angaben der GmbH	Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführer (§ 35a GmbHG)
Frist	sechs Monate nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG); bei innergemeinschaftlicher Lieferung und sonstiger Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG)
Korrektur	Berichtigung durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist (§ 31 Abs. 5 UStDV)
Aufbewahrung	acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO)

Wann eine Rechnung auszustellen ist

Führt der Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Verpflichtet ist er dazu innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und die Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person geht, die nicht Unternehmer ist; ebenso bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 bis 3 UStG). Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung und bei einer sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat ist die Rechnung bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats auszustellen (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG).

E-Rechnung oder sonstige Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein einfaches PDF gehört nicht dazu. Für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Umsatz ausgeführt	Statt E-Rechnung zulässig
2025 und 2026	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format — übermittelt bis 31.12.2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG)
2027	dasselbe, übermittelt bis 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG); mit Zustimmung des Empfängers auch ein anderes elektronisches Format per EDI-Verfahren (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG)
ab 2028	keine Übergangsregel mehr (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG)

Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag können immer als sonstige Rechnung übermittelt werden; das gilt nicht für Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Sätze 3 und 4 UStDV). Formate, Ausnahmen und Empfang im Einzelnen: E-Rechnung: was für GmbH und UG gilt.

Was auf die Rechnung gehört

§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss: unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt samt im Voraus vereinbarter Minderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Bei bestimmten Umsätzen verlangt § 14a UStG zusätzliche Angaben, etwa den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten. Alle zehn Angaben und die Kleinbetragsrechnung: Pflichtangaben einer Rechnung; die Fälle mit Bezug zur EU: Reverse Charge und EU-Umsätze.

Angaben der GmbH auf der Rechnung

Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen angegeben werden: Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes und die Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und, wenn die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit einem Vorsitzenden hat, dessen Vorsitzender — jeweils mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG). Werden Angaben über das Kapital gemacht, sind in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG).

Eine Rechnung korrigieren

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle Angaben nach § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG enthält oder Angaben unzutreffend sind. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument übermittelt werden, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist; es gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG (§ 31 Abs. 5 Sätze 2 und 3 UStDV). Wer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Mehr dazu unter Pflichtangaben einer Rechnung.

Aufbewahren

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG). Aufbewahrt wird grundsätzlich im empfangenen Format; bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form (UStAE 14b.1 Abs. 1). Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen.

Wie Rechnungen in easyAbschluss geschrieben werden, steht unter Funktionen.

Häufige Fragen

Ab wann muss eine GmbH E-Rechnungen ausstellen?

Für Leistungen an einen anderen Unternehmer im Inland grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Umsätze 2025 und 2026 ist eine sonstige Rechnung noch zulässig, übermittelt bis 31.12.2026; für Umsätze 2027 nur, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG). Ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr.

Bis wann muss die Rechnung ausgestellt sein?

In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung und bei einer sonstigen Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat bis zum fünfzehnten Tag des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG).

Gehören Registergericht und Geschäftsführer auf die Rechnung?

Auf Geschäftsbriefen der GmbH, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, sind unter anderem Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer anzugeben (§ 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG).

Wie lange sind Rechnungen aufzubewahren?

Acht Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Sätze 1 und 3 UStG, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Quellen

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.

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