Umstieg auf die eigene Buchhaltung: was dabei gilt
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 20.10.2026
Kurz gesagt: Die Buchhaltung beginnt mit den Schlussbeständen des Vorjahres: Die Eröffnungsbilanz eines Geschäftsjahres muss mit der Schlussbilanz des vorhergehenden übereinstimmen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Wer im laufenden Jahr wechselt, bleibt im selben Geschäftsjahr; die Buchungen vor dem Wechsel gehören in denselben Abschluss. Schon abgegebene Voranmeldungen bleiben abgegeben. Die bisherigen Bücher, Belege und Daten sind weiter aufzubewahren (§ 147 AO).
Anfangsbestände: die Schlussbilanz des Vorjahres
Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs müssen mit denen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB). Übernommen werden also die Bestände zum Ende des Vorjahres — nach allen Abschlussbuchungen —, nicht ein Stand im laufenden Jahr. Die Bilanz stellt das Verhältnis von Vermögen und Schulden dar (§ 242 Abs. 1 HGB); Aufwendungen und Erträge des Vorjahres gehören in dessen Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 Abs. 2 HGB).
Wechsel zum Jahresbeginn oder im laufenden Jahr
Der Kaufmann hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen; beide bilden den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 1 bis 3 HGB). Ein Wechsel der Buchhaltung im Lauf des Jahres ändert daran nichts: Das Geschäftsjahr bleibt dasselbe, und die Buchungen vor dem Wechsel gehören in denselben Abschluss. Auch die Umsatzsteuer-Jahreserklärung wird für das Kalenderjahr abgegeben (§ 18 Abs. 3 UStG). Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).
Schon abgegebene Voranmeldungen
Voranmeldungen, die vor dem Wechsel abgegeben wurden, bleiben abgegeben. Eine Steueranmeldung steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich (§ 168 Satz 1 AO). Erkennt ein Steuerpflichtiger nachträglich vor Ablauf der Festsetzungsfrist, dass eine von ihm oder für ihn abgegebene Erklärung unrichtig oder unvollständig ist und dass es dadurch zu einer Verkürzung von Steuern kommen kann oder bereits gekommen ist, ist er verpflichtet, dies unverzüglich anzuzeigen und die erforderliche Richtigstellung vorzunehmen (§ 153 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO). Mehr dazu unter Abgegebene Steuererklärung berichtigen und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Die bisherigen Unterlagen aufbewahren
| Frist | Unterlagen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| zehn Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen; Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Zollkodex der Union | § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4a, Abs. 3 Satz 1 AO |
| acht Jahre | Buchungsbelege | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| sechs Jahre | die übrigen Unterlagen, etwa empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 Satz 1 AO |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, der Jahresabschluss oder die Eröffnungsbilanz aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Mehr dazu unter Aufbewahrungsfristen und GoBD.
Wurden die Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, sie maschinell ausgewertet verlangen oder sich die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übertragen lassen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems genügt es, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, wenn die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorgehalten werden (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO).
So passt easyAbschluss dazu
- Umstieg im laufenden Jahr: Anfangsbestände zum 01.01., woanders abgegebene Voranmeldungen in einem Schritt vermerken
- Anfangsbestände aus einer eingefügten Saldenliste und einer Liste offener Posten der bisherigen Buchhaltung
- Übernommene Anlagegüter mit Restbuchwert und Restnutzungsdauer weiter abschreiben
- Anfangsbestände zum Jahresbeginn
Was easyAbschluss nicht selbst rechnet, steht unter „Was easyAbschluss heute nicht abdeckt“.
Häufige Fragen
Welche Bestände werden beim Umstieg übernommen?
Die Bestände der Schlussbilanz des Vorjahres; die Eröffnungsbilanz muss mit der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB).
Ändert ein Wechsel im laufenden Jahr das Geschäftsjahr?
Nein. Das Geschäftsjahr bleibt dasselbe; die Buchungen vor dem Wechsel gehören in denselben Jahresabschluss (§ 242 HGB), und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung wird für das Kalenderjahr abgegeben (§ 18 Abs. 3 UStG).
Wie lange sind die bisherigen Unterlagen aufzubewahren?
Bücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, die übrigen Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO); die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Was gilt für die Daten des bisherigen Systems?
Im Rahmen einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, sie maschinell ausgewertet verlangen oder sich übertragen lassen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems genügt es, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, wenn die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorgehalten werden (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO).
Quellen
- § 242 HGB — Pflicht zur Aufstellung
- § 252 HGB — Allgemeine Bewertungsgrundsätze
- § 146 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 153 AO — Berichtigung von Erklärungen
- § 168 AO — Wirkung einer Steueranmeldung
- § 18 UStG — Besteuerungsverfahren
Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.