Ratgeber

Begriffe von A bis Z: Buchhaltung und Steuern der GmbH

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 14.10.2026

Kurz gesagt: 62 Begriffe aus Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuern und Gründung einer GmbH oder UG, jeweils kurz erklärt, mit Rechtsgrundlage und Verweis auf den Ratgeber, der das Thema ausführlich behandelt.

A · B · D · E · F · G · H · I · J · K · M · N · O · R · S · T · U · V · W · Z

A

Abschreibung: Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines abnutzbaren Wirtschaftsguts auf seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, im Jahr der Anschaffung monatsgenau (§ 7 Abs. 1 EStG). Degressiv ist sie nur für bestimmte Anschaffungszeiträume zulässig (§ 7 Abs. 2 EStG). Abschreibung: linear und degressiv
Anhang: Teil des Jahresabschlusses einer Kapitalgesellschaft neben Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 264 Abs. 1 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften brauchen ihn unter den Voraussetzungen des § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB nicht. Jahresabschluss einer kleinen GmbH oder UG selbst erstellen: Ablauf, Fristen und E-Bilanz
Aufbewahrungsfristen: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Aufbewahrungsfristen: was wie lange aufzubewahren ist
Aussetzung der Vollziehung: Der Einspruch hält die Zahlung nicht auf; auf Antrag soll die Vollziehung ausgesetzt werden, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Bescheids bestehen (§ 361 AO). Einspruch gegen den Steuerbescheid: Frist, Form, Aussetzung

B

Bekanntgabe: Zeitpunkt, ab dem ein Bescheid wirkt und die Einspruchsfrist läuft. Ein zum Abruf bereitgestellter Bescheid gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekannt gegeben (§ 122a Abs. 4 AO), ein per Post im Inland versandter am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 AO). Elektronische Steuerbescheide: Bekanntgabe per Abruf
Bilanz: Abschluss, der das Verhältnis des Vermögens und der Schulden zum Schluss eines Geschäftsjahres darstellt (§ 242 Abs. 1 HGB); mit der Gewinn- und Verlustrechnung bildet sie den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB). Jahresabschluss einer kleinen GmbH oder UG selbst erstellen: Ablauf, Fristen und E-Bilanz
Buchungsbeleg: Unterlage, die einer Buchung zugrunde liegt, etwa eine Rechnung; aufzubewahren acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Aufbewahrungsfristen: was wie lange aufzubewahren ist

D

Dauerfristverlängerung: Verlängerung der Frist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Vorauszahlung um einen Monat (§ 46 UStDV); bei monatlicher Abgabe gegen eine Sondervorauszahlung (§ 47 UStDV). Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung

E

E-Bilanz: Inhalt der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung als amtlich vorgeschriebener Datensatz, elektronisch an das Finanzamt (§ 5b EStG); sie gehört zur Körperschaftsteuererklärung und hat dieselbe Frist. E-Bilanz: Frist, Ablauf und Voraussetzungen
Einheitsbilanz: Eine Bilanz, die zugleich den handelsrechtlichen und den steuerlichen Vorschriften entspricht und deshalb auch als Steuerbilanz dient. SKR03, Einheitsbilanz und Überleitungsrechnung erklärt
Einspruch: Rechtsbehelf gegen einen Steuerbescheid, innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe schriftlich oder elektronisch einzulegen (§ 347, § 355 Abs. 1, § 357 Abs. 1 AO). Einspruch gegen den Steuerbescheid: Frist, Form, Aussetzung
ELSTER-Zertifikat: Zertifikatsdatei zum Login bei ELSTER; eine GmbH registriert sich mit ihrer Steuernummer, der Aktivierungs-Code kommt per Post an die beim Finanzamt gespeicherte Anschrift. ELSTER-Zertifikat für die GmbH oder UG
ERiC: Programmbibliothek der Steuerverwaltung für ELSTER; sie prüft die Daten auf Plausibilität und übermittelt sie. Steuererklärung elektronisch übermitteln: Datensatz, Prüfung, Transferticket
Eröffnungsbilanz: Bilanz zu Beginn des Handelsgewerbes (§ 242 Abs. 1 HGB); ihr Inhalt ist auch dem Finanzamt elektronisch zu übermitteln (§ 5b Abs. 1 Satz 4 EStG). Eröffnungsbilanz bei Gründung einer GmbH oder UG

F

Festsetzungsfrist: Frist, innerhalb der eine Steuer festgesetzt oder geändert werden kann; in der Regel vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO), bei Erklärungspflicht beginnend mit Ablauf des Jahres der Abgabe, spätestens mit Ablauf des dritten Jahres nach Entstehung der Steuer (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO). Den Steuerbescheid prüfen: Vorbehalt, Vorläufigkeit, Änderung
Feststellung des Jahresabschlusses: Beschluss der Gesellschafter über den Jahresabschluss (§ 46 Nr. 1 GmbHG), spätestens in den ersten acht, bei kleinen Gesellschaften in den ersten elf Monaten des folgenden Geschäftsjahres (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Jahresabschluss einer kleinen GmbH oder UG selbst erstellen: Ablauf, Fristen und E-Bilanz
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse, die nach einer Betriebseröffnung dem Finanzamt elektronisch zu übermitteln sind (§ 138 Abs. 1b AO). Steuerliche Erfassung nach der Gründung einer GmbH oder UG

G

Geringwertiges Wirtschaftsgut: Abnutzbares, bewegliches, selbständig nutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens bis 800 Euro netto; es kann im Jahr der Anschaffung voll abgezogen werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten
Gesellschafterliste: Liste der Gesellschafter mit ihren Geschäftsanteilen beim Handelsregister; bei jeder Veränderung reichen die Geschäftsführer unverzüglich eine neue ein (§ 40 Abs. 1 GmbHG); hat ein Notar mitgewirkt, reicht er sie ein (§ 40 Abs. 2 GmbHG). Transparenzregister und Gesellschafterliste der GmbH
Gewerbeertrag: Gewinn, vermehrt um Hinzurechnungen und vermindert um Kürzungen (§ 7 GewStG); Grundlage der Gewerbesteuer. Gewerbesteuer der GmbH berechnen
Gewerbesteuer: Steuer der Gemeinde auf den Gewerbeertrag: Steuermessbetrag (3,5 % des Gewerbeertrags, § 11 GewStG) mal Hebesatz (§ 16 GewStG). Sie ist keine Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5b EStG). Gewerbesteuer der GmbH berechnen
Gewinnausschüttung: Verteilung des Gewinns an die Gesellschafter auf Beschluss (§ 46 Nr. 1 GmbHG); die GmbH behält Kapitalertragsteuer ein (§ 43 EStG). Gewinnausschüttung und Kapitalertragsteuer
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff; ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen, keine Rechtsnorm. GoBD: was die Grundsätze verlangen
Größenklassen: Einteilung der Kapitalgesellschaften in Kleinst-, kleine, mittelgroße und große nach Bilanzsumme, Umsatzerlösen und Arbeitnehmerzahl (§§ 267, 267a HGB); davon hängen Erleichterungen ab. Größenklassen der GmbH: Kleinst, klein, mittelgroß, groß

H

Handelsregister: Register beim Amtsgericht; die GmbH wird dort angemeldet (§ 7 GmbHG) und entsteht als solche erst mit der Eintragung (§ 11 Abs. 1 GmbHG). GmbH gründen: Ablauf und Pflichten
Hebesatz: Prozentsatz, den die Gemeinde auf den Steuermessbetrag anwendet; ohne höheren Beschluss 200 %, ab dem Erhebungszeitraum 2027 280 % (§ 16 Abs. 4 GewStG). Gewerbesteuer der GmbH berechnen
Hinzurechnungen: Beträge, die dem Gewinn für die Gewerbesteuer wieder hinzugerechnet werden, etwa ein Viertel der Summe aus Zinsen und anteiligen Mieten, Pachten und Lizenzen über 200.000 Euro (§ 8 Nr. 1 GewStG). Gewerbesteuer: Hinzurechnungen und Kürzungen

I

Istversteuerung: Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten, auf Antrag unter anderem bei einem Gesamtumsatz im Vorjahr bis 800.000 Euro (§ 20 UStG). Umsatzsteuer-Voranmeldung: Frist, Zeitraum und Ablauf

J

Jahresabschluss: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 Abs. 3 HGB), bei Kapitalgesellschaften erweitert um den Anhang (§ 264 Abs. 1 HGB). Jahresabschluss einer kleinen GmbH oder UG selbst erstellen: Ablauf, Fristen und E-Bilanz

K

Kapitalertragsteuer: Steuerabzug von 25 % auf Gewinnausschüttungen (§ 43a EStG); bei GmbH-Ausschüttungen zum Zufluss anzumelden und abzuführen (§ 44 Abs. 1 Satz 5, § 45a Abs. 1 EStG). Gewinnausschüttung und Kapitalertragsteuer
Kassenbuch: Aufzeichnung der Bareinnahmen und Barausgaben; sie sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Kassenbuch führen: was die Abgabenordnung verlangt
Kleinstkapitalgesellschaft: Kleine Kapitalgesellschaft, die zwei der drei Merkmale 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatzerlöse und zehn Arbeitnehmer nicht überschreitet (§ 267a Abs. 1 HGB). Größenklassen der GmbH: Kleinst, klein, mittelgroß, groß
Kontenrahmen: Ordnung der Buchhaltungskonten, etwa SKR03 oder SKR04; üblich, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. SKR03 oder SKR04: Was ist der Unterschied?
Körperschaftsteuer: Steuer auf das zu versteuernde Einkommen der GmbH (§ 7 KStG); 15 % bis einschließlich 2027, danach sinkend bis 10 % ab 2032 (§ 23 Abs. 1 KStG). Körperschaftsteuer der GmbH: Steuersatz und Einkommen

M

Musterprotokoll: Gesetzliches Muster für die Gründung im vereinfachten Verfahren mit höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer (§ 2 Abs. 1a GmbHG). Musterprotokoll oder individueller Gesellschaftsvertrag

N

Nicht abziehbare Betriebsausgaben: Ausgaben, die den steuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen, etwa Geschenke über 50 Euro je Empfänger und Jahr oder 30 % der Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 5 EStG, § 10 KStG). Nicht abziehbare Betriebsausgaben der GmbH

O

Offenlegung: Übermittlung des Jahresabschlusses an das Unternehmensregister, spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB); Kleinstkapitalgesellschaften dürfen hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB). Offenlegung des Jahresabschlusses: Frist, Umfang, Ordnungsgeld
Ordnungsgeld: Mittel, mit dem das Bundesamt für Justiz die Offenlegung durchsetzt (§ 335 HGB). Offenlegung des Jahresabschlusses: Frist, Umfang, Ordnungsgeld

R

Rücklage der UG: Gesetzliche Rücklage, in die eine UG ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses einstellt (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Gesetzliche Rücklage der UG
Rückstellung: Passivposten für ungewisse Verbindlichkeiten, drohende Verluste aus schwebenden Geschäften und bestimmte Aufwendungen; für andere Zwecke unzulässig (§ 249 HGB). Rückstellungen: wann sie zu bilden sind und wie sie bewertet werden
Rumpfgeschäftsjahr: Geschäftsjahr, das kürzer als zwölf Monate ist, etwa das erste nach einer Gründung im Laufe des Jahres; länger als zwölf Monate darf ein Geschäftsjahr nicht sein (§ 240 Abs. 2 Satz 2 HGB). Eröffnungsbilanz bei Gründung einer GmbH oder UG

S

Sammelposten: Zusammenfassung der Wirtschaftsgüter von mehr als 250 bis 1.000 Euro eines Jahres, die über fünf Jahre mit je einem Fünftel aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG). Geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten
Säumniszuschlag: Zuschlag bei verspäteter Zahlung einer Steuer (§ 240 AO). Verspätungszuschlag, Säumniszuschlag, Zwangsgeld: was das Gesetz regelt
Solidaritätszuschlag: Ergänzungsabgabe von 5,5 % der Körperschaftsteuer (§ 4 Satz 1 SolZG); die Freigrenze gilt nur für einkommensteuerpflichtige Personen. Körperschaftsteuer der GmbH: Steuersatz und Einkommen
Sollversteuerung: Regelfall der Umsatzsteuer: Sie entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Umsatzsteuer-Voranmeldung: Frist, Zeitraum und Ablauf
Sondervorauszahlung: Bei monatlicher Abgabe mit Dauerfristverlängerung ein Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres; sie wird bei der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum berücksichtigt (§§ 47, 48 UStDV). Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung
Stammkapital: Summe der Nennbeträge aller Geschäftsanteile; bei der GmbH mindestens 25.000 Euro (§ 5 Abs. 1 GmbHG), bei der UG weniger (§ 5a GmbHG). GmbH gründen: Ablauf und Pflichten
Steuerbilanz: Bilanz, die den steuerlichen Vorschriften entspricht; weicht die Handelsbilanz ab, sind ihre Ansätze anzupassen oder eine Steuerbilanz zu übermitteln (§ 5b Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG). SKR03, Einheitsbilanz und Überleitungsrechnung erklärt

T

Transferticket: Eindeutige Kennung einer Sendung an ELSTER, von ERiC erzeugt; damit lässt sich die Sendung bei Nachfragen zuordnen. Über den Inhalt entscheidet das Finanzamt mit dem Bescheid. Steuererklärung elektronisch übermitteln: Datensatz, Prüfung, Transferticket
Transparenzregister: Register der wirtschaftlich Berechtigten; eine GmbH teilt ihre Angaben unverzüglich elektronisch mit (§ 20 Abs. 1 GwG). Transparenzregister und Gesellschafterliste der GmbH

U

Umsatzsteuer-Jahreserklärung: Erklärung über die Umsatzsteuer des Kalenderjahres, vom Unternehmer selbst berechnet (§ 18 Abs. 3 UStG). Umsatzsteuer-Jahreserklärung: Frist und Inhalt
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Anmeldung der Umsatzsteuer für den Voranmeldungszeitraum, bis zum zehnten Tag nach dessen Ablauf (§ 18 Abs. 1 UStG). Umsatzsteuer-Voranmeldung: Frist, Zeitraum und Ablauf
Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt): GmbH mit einem Stammkapital unter 25.000 Euro, für die die Sonderregeln des § 5a GmbHG gelten: Firmenzusatz, Volleinzahlung, keine Sacheinlagen, gesetzliche Rücklage. UG (haftungsbeschränkt) gründen: was gilt

V

Verdeckte Gewinnausschüttung: Vermögensminderung oder verhinderte Vermögensmehrung, die durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst ist und nicht auf einem ordnungsgemäßen Gewinnverteilungsbeschluss beruht (R 8.5 KStR); sie mindert das Einkommen nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Verdeckte Gewinnausschüttung: was sie ist
Verlustvortrag: Abzug nicht ausgeglichener Verluste in folgenden Jahren: bis 1 Million Euro unbeschränkt, darüber nur teilweise (§ 10d Abs. 2 EStG, § 10a GewStG). Verlustvortrag und Verlustrücktrag der GmbH
Verspätungszuschlag: Zuschlag bei nicht oder nicht fristgemäß abgegebener Steuererklärung (§ 152 AO). Verspätungszuschlag, Säumniszuschlag, Zwangsgeld: was das Gesetz regelt
Vorauszahlungen: Laufende Zahlungen auf die erwartete Jahressteuer; Körperschaftsteuer am 10. März, Juni, September und Dezember, Gewerbesteuer am 15. Februar, Mai, August und November (§ 31 KStG, § 37 EStG, § 19 GewStG). Vorauszahlungen auf Körperschaft- und Gewerbesteuer
Vorbehalt der Nachprüfung: Vermerk auf einem Bescheid; solange er wirkt, kann die Festsetzung geändert werden (§ 164 Abs. 2 AO). Er entfällt mit Ablauf der Festsetzungsfrist (§ 164 Abs. 4 AO). Den Steuerbescheid prüfen: Vorbehalt, Vorläufigkeit, Änderung
Vorgesellschaft: Die GmbH in der Zeit zwischen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und Eintragung; das GmbH-Gesetz verwendet den Begriff nicht, § 11 GmbHG regelt die Haftung der Handelnden. Vor der Eintragung: Haftung bei der Gründung einer GmbH

W

Wertaufhellung: Berücksichtigung von Risiken und Verlusten, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, auch wenn sie erst bis zur Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt werden (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Rückstellungen: wann sie zu bilden sind und wie sie bewertet werden
Wirtschaftlich Berechtigter: Natürliche Person, die mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 GwG). Transparenzregister und Gesellschafterliste der GmbH

Z

Zusammenfassende Meldung: Meldung der Lieferungen und Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten an das Bundeszentralamt für Steuern, bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (§ 18a UStG). Steuerliche Fristen 2026 und 2027 für GmbH und UG

Quellen

Die Angaben beschreiben die allgemeine Rechtslage zum genannten Stand und ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.

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